Kiedy świadectwo szkolne staje się drukiem ścisłego zarachowania?

Czy można wydrukować kompletne świadectwo szkolne na papierze z giloszem?

W związku z pojawiającymi się co roku wątpliwościami co do legalności używania programów komputerowych do sporządzania kompletnych druków świadectw szkolnych równocześnie z wypełnianiem tych świadectw informujemy, że czynność ta nie jest zabroniona prawem. Jednocześnie pragniemy wyjaśnić, że utożsamianie druków (formularzy) świadectw ze świadectwami jako dokumentami w obrocie prawnym jest błędne. Twierdzenia te opieramy na zapisach ROZPORZĄDZENIA MINISTRA EDUKACJI NARODOWEJ I SPORTU z dnia 14 marca 2005 r. w sprawie zasad wydawania oraz wzorów świadectw, dyplomów państwowych i innych druków szkolnych, sposobu dokonywania ich sprostowań i wydawania duplikatów, a także zasad legalizacji dokumentów przeznaczonych do obrotu prawnego z zagranicą oraz zasad odpłatności za wykonywanie tych czynności (Dz. U. Nr 58, poz. 504 i Nr 67, poz. 585 oraz z 2006 r. Nr 31, poz. 217), z którego pochodzą poniższe cytaty:   

§ 1

1. Świadectwa szkolne promocyjne, świadectwa ukończenia szkoły, świadectwa dojrzałości i aneksy do świadectw dojrzałości, zwane dalej "świadectwami", dyplomy ukończenia szkoły, dyplomy uzyskania tytułu zawodowego i dyplomy potwierdzające kwalifikacje zawodowe, zwane dalej "dyplomami", suplementy do dyplomów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, zwane dalej "suplementami", zaświadczenia o szczegółowych wynikach sprawdzianu przeprowadzanego w ostatnim roku nauki w szkole podstawowej i zaświadczenia o szczegółowych wynikach egzaminu przeprowadzanego w ostatnim roku nauki w gimnazjum, zwane dalej "zaświadczeniami", oraz indeksy, legitymacje szkolne i legitymacje przedszkolne dla dzieci niepełnosprawnych wydaje się na drukach według wzorów określonych w rozporządzeniu. Wykaz wzorów świadectw, dyplomów, suplementów, zaświadczeń i innych druków szkolnych zawiera załącznik nr 2 do rozporządzenia. Wzory świadectw, dyplomów, suplementów, zaświadczeń i innych druków szkolnych zawiera załącznik nr 3 do rozporządzenia.

2. Świadectwa, dyplomy, indeksy i legitymacje szkolne na drukach według wzorów określonych w rozporządzeniu wydają szkoły publiczne i niepubliczne o uprawnieniach szkół publicznych: podstawowe, gimnazja, szkoły ponadgimnazjalne i dotychczasowe szkoły ponadpodstawowe oraz centra kształcenia ustawicznego, zwane dalej "szkołami", z zastrzeżeniem ust. 3.

3. Świadectwa dojrzałości, o których mowa w § 4, aneksy do świadectw dojrzałości, dyplomy potwierdzające kwalifikacje zawodowe, suplementy oraz zaświadczenia wydają okręgowe komisje egzaminacyjne, zwane dalej "komisjami okręgowymi".

4. Legitymacje przedszkolne dla dzieci niepełnosprawnych uczęszczających do przedszkoli lub oddziałów przedszkolnych w szkołach podstawowych na druku według wzoru określonego w rozporządzeniu wydają odpowiednio publiczne i niepubliczne przedszkola i szkoły podstawowe.

5. Szkoła może wydawać świadectwa szkolne promocyjne na drukach według własnego wzoru, zatwierdzonego przez kuratora oświaty. Na świadectwie zamieszcza się informację: "Wzór zatwierdzony przez Kuratora Oświaty w ................ w dniu .......... nr sprawy ..........".

6. Szkoła, na wniosek ucznia lub słuchacza, zwanego dalej "uczniem", albo absolwenta, wydaje zaświadczenie dotyczące przebiegu nauczania.

7. Świadectwa szkolne promocyjne, świadectwa ukończenia szkoły, świadectwa dojrzałości, o których mowa w § 3, dyplomy ukończenia szkoły, dyplomy uzyskania tytułu zawodowego oraz zaświadczenia dotyczące przebiegu nauczania wydaje się na podstawie dokumentacji przebiegu nauczania prowadzonej przez szkołę lub dokumentacji egzaminów eksternistycznych.

8. Świadectwa dojrzałości, o których mowa w § 4, oraz aneksy do świadectw dojrzałości wydaje się na podstawie dokumentacji egzaminu maturalnego. Dyplomy potwierdzające kwalifikacje zawodowe wydaje się na podstawie dokumentacji egzaminu potwierdzającego kwalifikacje zawodowe, zwanego dalej "egzaminem zawodowym". Zaświadczenia wydaje się na podstawie dokumentacji odpowiednio sprawdzianu przeprowadzanego w ostatnim roku nauki w szkole podstawowej, zwanego dalej "sprawdzianem", i egzaminu przeprowadzanego w ostatnim roku nauki w gimnazjum, zwanego dalej "egzaminem gimnazjalnym".

9. Świadectwa, dyplomy, suplementy, zaświadczenia, indeksy, legitymacje szkolne i legitymacje przedszkolne dla dzieci niepełnosprawnych są drukami ścisłego zarachowania.

10. Szkoła prowadzi imienną ewidencję wydanych świadectw, dyplomów, indeksów i legitymacji szkolnych, z wyjątkiem świadectw szkolnych promocyjnych.

11. Komisja okręgowa prowadzi imienną ewidencję wydanych świadectw dojrzałości, aneksów do świadectw dojrzałości, dyplomów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, suplementów i zaświadczeń. Imienna ewidencja zawiera: imię (imiona) i nazwisko oraz datę urodzenia ucznia albo absolwenta, a w przypadku świadectwa dojrzałości, aneksu do świadectwa dojrzałości, dyplomu potwierdzającego kwalifikacje zawodowe i zaświadczenia - także numer wydanego dokumentu oraz nazwę i adres szkoły, do której przekazano dokument.

12. Przedszkole i szkoła podstawowa, w której są prowadzone oddziały przedszkolne, prowadzą imienną ewidencję wydanych legitymacji przedszkolnych dla dzieci niepełnosprawnych.

......

§ 8

1. Świadectwa, dyplomy i inne druki szkolne wypełnia się czytelnie, bez poprawek, pismem komputerowym, maszynowym lub ręcznym, z zastrzeżeniem § 9.

2. Imię (imiona), nazwisko i miesiąc urodzenia ucznia albo absolwenta, klasę (semestr), oceny z zajęć edukacyjnych, ocenę zachowania oraz miesiąc wystawienia świadectwa, dyplomu lub innego druku szkolnego wpisuje się słowami w pełnym brzmieniu, bez stosowania skrótów. Nazwę szkoły wpisuje się w pełnym brzmieniu, zgodnie z nazwą ustaloną w statucie szkoły.

3. W wierszach, które nie są wypełnione, wstawia się poziomą kreskę, a w przypadku zwolnienia ucznia z zajęć edukacyjnych w wierszu przeznaczonym na wpisanie oceny wpisuje się wyraz "zwolniony(a)". W przypadku niewypełnienia kilku kolejnych wierszy można je przekreślić ukośną kreską, z wyjątkiem pierwszego i ostatniego wolnego wiersza, w których wstawia się poziome kreski.

4. Nazwy zajęć edukacyjnych wpisuje się w pełnym brzmieniu. Dopuszcza się wpisywanie nazwy zajęć edukacyjnych w dwóch wierszach, z tym że w pierwszym wierszu przeznaczonym na wpisanie oceny z zajęć edukacyjnych wstawia się poziomą kreskę.

5. Jako datę wystawienia świadectwa lub dyplomu przyjmuje się, z zastrzeżeniem ust. 6, datę zakończenia rocznych zajęć dydaktyczno-wychowawczych, a w przypadku świadectwa lub dyplomu wydawanego na podstawie egzaminu - datę ustalonego przez szkołę terminu wydania absolwentom świadectw lub dyplomów.

6. Centralna Komisja Egzaminacyjna ustala datę wystawienia wydawanych przez komisje okręgowe świadectw dojrzałości, aneksów do świadectw dojrzałości, dyplomów potwierdzających kwalifikacje zawodowe i zaświadczeń. Datę wystawienia dyplomu potwierdzającego kwalifikacje zawodowe przyjmuje się jako datę zdania egzaminu zawodowego.

7. Świadectwo i dyplom wydawane przez szkołę oraz legitymacje szkolne opatruje się wyraźnym odciskiem pieczęci urzędowej szkoły.

8. Świadectwo i dyplom wydawane przez szkołę podpisują osoby wskazane na drukach. Odcisk pieczęci dyrektora szkoły lub przewodniczącego komisji egzaminacyjnej powinien być wyraźny.

9. Przepisy ust. 2-5, 7 i 8 stosuje się odpowiednio przy wypełnianiu arkuszy ocen i indeksów.

......

§ 17

1. Druki świadectw, dyplomów i zaświadczeń posiadają na pierwszej stronie mikrodruk (mikrotekst).

2. Druki świadectw dojrzałości, o których mowa w § 3, oznacza się w miejscu wskazanym we wzorze świadectwa serią i numerem ustalanym przez ministra właściwego do spraw oświaty i wychowania odrębnie dla każdego producenta.

3. Świadectwa dojrzałości, aneksy do świadectw dojrzałości, dyplomy potwierdzające kwalifikacje zawodowe i zaświadczenia wydawane przez komisje okręgowe są drukowane na papierze z umiejscowionym wielotonowym znakiem wodnym, z włóknami zabezpieczającymi aktywnymi w promieniowaniu UV, włóknami zabezpieczającymi widocznymi w świetle dziennym i o składzie chemicznym zabezpieczającym przed próbami usuwania lub zmiany zapisów na dokumencie, z jednoliterową, a w przypadku aneksu do świadectwa dojrzałości - dwuliterową serią i ośmiocyfrowym numerem, w którym pierwsza cyfra oznacza komisję okręgową, oraz z dwucyfrowym oznaczeniem roku, wykonanymi farbą koloru czarnego. Dodatkowo na świadectwie dojrzałości, aneksie do świadectwa dojrzałości i dyplomie potwierdzającym kwalifikacje zawodowe - ramka giloszowa, godło oraz napis "Rzeczpospolita Polska" są wykonane w technice stalorytniczej, a motyw umieszczony w górnej części ramki jest pokryty farbą optycznie zmienną.

4. Suplementy wydawane przez komisje okręgowe są drukowane obustronnie. Na pierwszej stronie suplementu w lewym górnym rogu jest drukowane logo Europass, a w prawym górnym rogu flaga państwowa i napis "Rzeczpospolita Polska".

.......

Z zacytowanych przepisów wynika, że świadectwa szkolne wydaje się na drukach według określonych wzorów, przy tym drukami ścisłego zarachowania stają się one dopiero jako dokumenty (§1 ust. 9) sporządzone zgodnie z przepisami, tj. po wypełnieniu, podpisaniu i opieczętowaniu (zgodnie z zapisem §8). Drukami ścisłego zarachowania nie są zatem czyste druki świadectw (niewypełnione formularze).

Wobec zapisu § 8. ust. 1 nie ma żadnej wątpliwości, co do możliwości użycia komputera do wypełnienia świadectwa. Nie ma też żadnej wątpliwości, że druki użyte do sporządzenia świadectwa muszą być przygotowane według wzorów podanych w załączniku nr 3 do rozporządzenia. Nie oznacza to jednak, że druki te powinny pochodzić z określonej drukarni (cytowane rozporządzenie ani inny akt prawny nie wprowadzają koncesji na produkcję druków świadectw ani też nie określają sposobu sporządzania druków świadectw), może je więc przygotować każdy, byle tylko były one zgodne z ustalonymi wzorami.

Cytowane rozporządzenie nie nakazuje też przygotowania druku (formularza) świadectwa przed jego wypełnieniem. A zatem - drukowanie kompletnego świadectwa na drukarce komputerowej, jako proces równoczesnego sporządzenia druku (formularza) świadectwa i jego wypełnienia, nie jest zabronione przepisami cytowanego rozporządzenia, ani innego aktu prawnego. Stąd drukowanie kompletnego świadectwa na specjalnym papierze z giloszem przy użyciu drukarki komputerowej jest dozwolone, jako czynność, która nie jest zabroniona. Do obalenia tego rozumowania należałoby wskazać przepis zabraniający takiego postępowania lub nakazujący czynić to w sposób określony.

Papier z giloszem rozprowadzany przez firmę VULCAN posiada odpowiedni mikrodruk wymagany przez § 17. ust 1. Ponadto, papier służący do drukowania świadectw dojrzałości opatrzony jest stosowną sygnaturą producenta ustaloną dla firmy VULCAN w 2000 roku przez ówczesne Ministerstwo Edukacji Narodowej. Swoje zastrzeżenia w kwestii drukowania kompletnych świadectw dojrzałości wydawanych przez szkoły wyraziło przed laty ówczesne Ministerstwo Edukacji Narodowej i Sportu (zobacz: http://www.mein.gov.pl/oswiata/archiwum/druki.php), opierając się na własnej interpretacji obowiązującego wówczas prawa (cytowane przez nas, aktualnie obowiązujące,  rozporządzenie MENiS nie zmienia stanu prawnego, który był podstawą oświadczenia Ministerstwa).

Odpowiedź MEN z 13 marca 2000 w formacie PDF (35 KB)
Masz kłopot z otwarciem plików PDF?