Proszę Was o opinie i wskazówki.

1. Kto ustala zakresy obowiązków pracowników administracji i obsługi - jakie są granice kompetencji dyrektora?

2. Jaki mógłby być przykładowy zakres czynności referentki małej szkoły przy braku stanowiska sekretarki?

Mam problem.

Po czterech m-cach sprawowania urzędu nadchodzi czas na uporządkowanie relacji z zasiedziałą  administracją.

Jej skład: główna księgowa(ciężko pracująca, prawie bez wad) i referentka, przy której jeszcze jako nauczyciel a obecnie jako dyrektor często czułem się jak intruz (inni nauczyciele sygnalizują podobne spostrzeżenia).  Zachowuje się tak jakby to ona kierowała szkołą. Moją poprzedniczkę też to irytowało ale nie rozwiązała problemu.

Wkurza mnie to coraz bardziej i czuję , że niedługo mogę eksplodować. Wolałbym jednak poradzić sobie z tym w bardziej cywilizowany sposób.

Może ktoś z Was miał podobne kłopoty na starcie. Będę wdzięczny za rady i opinie.

Problem relacji z... drugimi - pracownikami (administracją i nauczycielami)... jest dla mnie problemem najtrudniejszym w szkole.

Wiele - bardzo wiele spraw mnie wkurza łącznie z administracją, nie robi tego, co powinna, a drugiej strony robi niesamowicie ważne i istotne sprawy, których normalnie administracja nie robi. Czasem mam dość moich dziewczyn - wtedy najczęściej rozmawiam z moją vice, która jest lekarstwem i odgromnikiem. Staram się bardzo, by po dobroci załatwiać sprawy. Czasem pogrożę palcem... zawsze staję, po ich stronie gdy ktoś się awanturuje - bo to moi pracownicy, ale kiedy zarzuty były słuszne - dyskutujemy, wyjaśniamy, rozwiązujemy problem. Obserwuje ten mechanizm - to nie ja, to oni, tamci...

 Z tą rzetelnością bywa różnie. Chciałabym trochę czegoś innego - a wg pań to jest to, pracują jak najlepiej, ot, takie zwykłe biurowe gadanie.

Nawet najlepiej przygotowany przydział obowiązków nie pomoże - warto od niego zacząć, tłumacząc wszystkim, co jak gdzie i kiedy. Ja tak zrobiłam, gdyż panie tego nie chciały, tamtego nie chciały, a to nie ta, a to nie tamta - jak to niestety między kobietami.

Dałam brudnopisy (też w okolicach stycznia), kazałam przeczytać indywidualnie i nanieść poprawki i itp. Ze mną było potem wsio konsultowane. I wreszcie wiem, kto ma kupować środki czystości, kto odpowiada przez telefon, a kto robi inwentaryzację, a kto kawę.

 Teoretycznie!

Ale to dalej to najtrudniejszy problem, że ktoś jest niegrzeczny (u nas prawie się nie zdarza), odpowiada nie to, co chcielibyśmy (oj, czasem...), że traktuje wszystkich z buta (raczej sie nie zdarzyło).

 A moje dziewczyny wszystkich wpuszczają do gabinetu, więc nie jestem w stanie napisać nawet zdania. TV, straz miejską, jakiegoś kogos dziwneg z pytonem...

TU MI NIE WYCHODZI - dziewczyny, dyrekcja prowadzi politykę (no, polityczkę) otwartych drzwi, ale kiedy są zamkniete, to są zamknięte naprawdę (a nie setki telefonów!!!). Jakoś tego nie wyczuwają - tu tłumaczenie mi nie wyszło i nie wychodzi. I tak źle, i tak niedobrze. Muszę więc TO bardzo uparcie zmieniać - uporczywie przypominać, a jakby grochem o  ścianę. (problem pierwszy)

Czasem cyganią, czasem puszczają ploteczki - to są głupoty. Czasem pobeczą, czasem poudają. Nic mnie jednak tak nie denerwuje, jak obgadywanie nauczycieli, zwłaszcza kiedy złożą o pomoc socjalną jakieś pismo do mnie. (problem drugi). I to jest to z czym muszę sobie poradzić sama. To jest sprawa, do której się przygotowuję psychicznie, by nie palnąć czegoś grubiańsko.

Ty także Romanie musisz sam - żadna instrukcja zachowania nie pomoże, każde za ostre potraktowanie doprowadzi tylko do efektu odwrotnego - zbojkotują Cię i zasabotują. Stracisz wiele. Lepiej mieć taką osobą za sobą niż przeciwko.

 Możesz napisać z gronem - dobra sekretarka to taka, która się

- uśmiecha i jest życzliwa dla...

- jest kompetentna...

dobry portier to...

dobry woźny to...

i na odprawie takie teksty pokazać. Lepiej chwalić niż ganić! Dobre wzmacniać, słabe wygaszać.

PS. Sama mam troszeczkę podobny problem, ale co moja Marysia jest winna, że to ja mam szkołę sekretarską i piszę lepiej pisma, to przecież ja jestem dla niej autorytetem i o to się obrażać, moja Kasia jest natomiast taka ciepła, że nikt i nic nie jest w stanie jej wyprowadzić z równowagi. Jak jakiś głupol  na nas szturmuje, Kasia go "przejmuje" i obrabia ciepełkiem, jest w tym dobra. Księgowa jest nudna (ale przecież nie jest moją żoną) i ciepłe kluchy, ale budżet trzyma i... to jest najważniejsze.

W ich oczach ja jestem surowa, wymagająca, choleryczka o gołębim sercu, koszmarnie uparta... jak se coś ubrdam, to mi nic i nikt nie wytłumaczy, wiecznie z głową chmurach. W ich oczach jestem uczciwa, mistrz sponsoringu i wypraszania forsy (to samo moje dziewczyny robią)

Jesteście drużyną i to warto ludziom uzmysłowić - gracie w to samo, choć różnymi stylami, te różne style są bardzo potrzebne.

Można  zrobić ankietę - Heniek Baniak miał taką, gdzie ocenia się pracę pracowników administracji, pod jej wpływem zmieniałam konserwatora w tamtym roku. 

Zapytaj naszych starych dyrów, ile trwało  wytrenowanie sekretarki, niektórzy musieli zmienić, inni docierali się, tylko szczęściarze dostali dobrą pracownicę w spadku. Śmiem tweirdzić - sekretariat jest wizytówk a szkoły, kto ma poukładany sekretariat, ten tam poukładne w szkole, kto ma ciepełko w tym strategicznym miejscu...

Powodzenia, nie jesteś ostatni. Pwodzenia na drodze ukladania administracji - to wielka umiejętność.

Ty jedyna

Gabo przejęłaś się moim problemem ( jak na razie, mam nadzieję) Dziękuję Ci za tak obszerny opis Twoich obserwacji i doswiadczeń.

Poruszyłem sprawę , bo wiem, że jest istotna dla atmosfery i skuteczności zarządzania. Rzeczywiście dyro + sekretariat powinno = team i kiedy tak nie jest należy dążyć do zmiany tego stanu.

Wiesz, po prostu trochę mnie boli, bo do tej pory bardzo starałem się o jak najlepsze stosunki z administracją. Nigdy nie podniosłem głosu, zawsze wchodziłem z uśmiechem ( często nie odwzajemnionym), łagodnie prosiłem o wykonanie tego , bądź innego zadania.

Trudno mi jednak nadal znosić fakt, że pani referentka ignoruje moje wejście do sekretariatu, na moje "dzień dobry''(z uśmiechem) odpowiada półgębkiem nie odwracając głowy od ekranu komputera, a swoje sugestie wyraża w formie np. "niech pan to powie temu a temu lub niech pan to podpisze a tamto zrobi".

Nie mam pojęcia czy to zwykła arogancja, czy brak elementarnych podstaw kultury osobistej.

Trochę się żalę, ale ja nie mam vicka-odgramiacza, ani innego wentylu bezpieczeństwa i nie chcę palnąć czegoś , czego później mógłbym żałować.

P.S. Tak w ogóle to mam na imię Jacek :-))

Myślę Jacku, że już podjąłeś decyzję.

Wprawdzie nie mam sekretarki i nie jestem dyrkiem, ale zgadzam się z Tobą.

To Ty w tej szkole jesteś dyrektorem, a nie Twoja sekretarka.

Powodzenia

Jacku, jestem w podobmnmej sytuacji- dostałam sekretarkę w spadku, która u moich poprzedniczek była w "ramkach". O tyle dla mnie jest to niewygodne (wcześniej 15 lat byłam nauczycielem, obecnie piastuję stanowisko dyrka od 3 lat), kobitka ma może 3 lata do emerytury, a więc i mnie przeżyje. Nie mam zastępcy i jest jeszcze księgowa.

Wszyscy pracownicy adm.i obsługi mają na papierze przydział obowiazków, ja je uaktualniłam, gorzej z księgową bo ona twierdzi, ze oprócz księgowania i płac ona już nic nie może robić.

W pracy mam taką książeczkę, gdzie są zakresy czynności- musiałabym zeskanować te strony. Daje to trochę porządku, bo przynajmniej zdają sobie sprawę, co, która zawaliła w robocie. W innym przypadku nie byłoby winnych i przepychanka w papierach. Zła jestem bo muszę większość spraw załatwiać sama a mogłaby pani sekretarka. Muszę być jednak wyrozumiała ze względu na jej wiek i klimakterium oraz jej migreny. Ja muszę być zdrowa, silna, sprawna, uśmiechnięta i zawsze do dyspozycji, spłodzić mądre pisma, bo pani sekretarka wali błędy ort. na komputerze ale cóż moja kadencja niebawem minie a pani jest w wieku ochronnym. I niestety ja mogę iść na bruk po 19 latach pracy.

Radzę Ci wypisz im zakres czynności i włóż do teczki akt osobowych, chociaż będziesz miał podstawę do jej zwolnienia w przyszłości jak nie będzie wykonywała Twoich poleceń, bez zakresu obowiązkównie ruszysz jej.

Pzdrawiam i współczuję !!!

Myślę, że zanim podejmiesz osteteczne decyzje powinienieś spróbować wprost wyrazić swoje oczekiwania. Tak jak nam napisałeś - weź Panią na rozmowę i wprost powiedz Jej, że nie podoba Ci się to i to. I, że oczekujesz zmiany postępowania, i że będziesz Ją obserwował przez jakiś czas.

Sporządź i przekaż Jej zakres czynności.

Jeśli to nie będzie skuteczne, wtedy dopiero zacznij ruchy kadrowe.

Zakres czynności jest rzeczą bardzo indywidualną. Będzie inny w różnych szkołach. Dla przykładu dwa zakresy (jeden sporządzony przeze mnie drugi ściągnięty z witryny Henia - edukator):

ZAKRES CZYNNOŚCI

dla Referenta ds. administracyjnych

w …

Pani …

Na podstawie §19 „Regulaminu Pracy” będącego załącznikiem nr 1 do Zarządzenia Dyrektora …nr … z dnia … roku w sprawie Regulaminu Pracy i Regulaminu Premiowania oraz §… „Statutu…”

przydzielam

Pani do realizacji następujące zadania:

1)   Organizacja i prowadzenie Sekretariatu …, a w szczególności:

a)    prowadzenie dokumentacji zawartej w działach 0 i 4 Rzeczowego Wykazu Akt,

b)   zamawianie nowych i likwidacja starych pieczęci, ponoszenie odpowiedzialności za właściwe przechowywanie i celowe użycie pieczęci,

c)    rejestrowanie wszystkich pism przychodzących i wychodzących,

d)   rejestrowanie skarg i wniosków,

e)    prowadzenie książki kontroli zewnętrznej,

f)     prowadzenie ewidencji rozmów telefonicznych zamiejscowych prywatnych oraz ewidencji znaczków pocztowych;

2)   Prowadzenie i załatwianie spraw osobowych … oraz nauczycieli i pracownikow administracji i obsługi …, a szczególności:

a)    prowadzenie dokumentacji zawartej w dziale … Rzeczowego Wykazu Akt,

b)   sporządzanie dokumentów dotyczących zatrudniania, zwalniania, wynagradzania, nagradzania, wyróżniania, awansowania, karania i awansowania pracowników,

c)    wydawanie i ewidencjonowanie legitymacji służbowych i legitymacji ubezpieczeniowych,

d)   prowadzenie akt osobowych,

e)    prowadzenie ewidencji zwolnień lekarskich i absencji pracowników oraz list obecności,

f)     egzekwowanie przestrzegania porządku, dyscypliny pracy przez pracowników …,

g)    organizowanie zastępstw za nieobecnych pracowników obsługi.

3)   Prowadzenie i załatwianie spraw uczniowskich … a w szczególności:

a)      prowadzenie dokumentacji zawartej w … Rzeczowego Wykazu Akt,

b)      wydawanie i ewidencjonowanie legitymacji szkolnych,

c)      kierowanie ruchem uczniów – czuwanie nad terminami z nim związanymi,

d)      sporządzanie i wydawanie duplikatów i odpisów świadectw oraz innych dokumentów dla uczniów zgodnie z odrębnymi przepisami,

4)   Sporządzanie sprawozdawczości i statystyk w zakresie przydziału czynności;

5)   Maszynopisanie w zakresie przydziału czynności;

6)   Prowadzenie i zabezpieczenie archiwum …;

7)   Zabezpieczenie tajności i poufności spraw.

Bezpośrednim Pani przełożonym jest Dyrektor ….

W/w zakres czynności obowiązuje od dnia … roku.

Potwierdzam przyjęcie do wiadomości i stosowania

__________________________________________        

                         (data i podpis pracownika)

PUBLICZNE GIMNAZJUM NR 1 W SZYDŁOWCU

ZAKRES CZYNNOŚCI

SEKRETARZA SZKOŁY

I. UPRAWNIENIA

1.      Kieruje pracą sekretariatu szkoły.

2.      Nadzoruje pracę pracowników obsługowych szkoły za dodatkowym wynagrodzeniem (dodatek funkcyjny).

3.      Zleca wykonanie prac oraz rozlicza personel obsługowy z wypełniania powierzonych obowiązków.

4.      Występuje z wnioskami do dyrektora szkoły o nagradzanie lub karanie pracowników obsługowych.

5.      Rozlicza pracowników obsługowych z nieobecności w pracy i dyscypliny pracy.

6.      Kieruje drobnymi remontami bieżącymi (w tym nagłymi awariami) w szkole współpracując w tym zakresie z dyrekcją szkoły i Administracją Oświaty w Szydłowcu. Ma prawo podpisywać pisma w tym zakresie w przypadku nieobecności dyrektora i wicedyrektorów.

7.      Kontroluje zużycie energii cieplnej i elektrycznej, gazu oraz wykorzystania telefonów w placówce, przedstawiając dyrektorowi szkoły co 2 miesiące wnioski z analizy kosztów ponoszo­nych przez szkołę.

8.      Doraźnie zleca do wykonania pracownikom prace porządkowe wokół obiektu szkolnego.

9.      Może z upoważnienia i na zlecenie Rady Rodziców zbierać składki od uczniów.

II. OBOWIĄZKI

SPRAWY UCZNIOWSKIE

1.      Prowadzi księgę ewidencji uczniów, księgi uczniów, zakłada i oprawia księgi ocen. Informuje dyrektora szkoły o zauważonych problemach z realizacją obowiązku szkolnego przez uczniów.

2.      Kieruje ruchem uczniów – czuwa nad terminami z nim związanymi.

3.      Informuje dyrektora szkoły o problemach w realizacji obowiązku szkolnego przez uczniów.

4.      Sporządza i wydaje duplikaty i odpisy świadectw oraz inne dokumenty dla uczniów zgodnie z odrębnymi przepisami.

5.      Prowadzi ewidencję wycieczek przedmiotowych, notując fakt wyjścia i przyjścia grup uczniów do szkoły (zgłasza organizator wycieczki).

6.      Prowadzi ewidencję zwolnień uczniów przez rodziców, ewidencję zachowań uczniów, informuje wychowawców o dokonanych wpisach

7.      Dba o właściwe zabezpieczenie dokumentacji szkolnej, zachowuje dyskrecję lub tajemnicę załatwianych spraw.

8.      Organizuje zbiórkę składek na ubezpieczenie uczniów po ustaleniu ubezpieczyciela. Ubez­pie­cza uczniów i chętnych nauczycieli (oc).

9.      Wydaje legitymacje szkolne uczniom.

10.  Prowadzi ewidencję zwolnień uczniów z niektórych zajęć, przygotowując projekty decyzji dla dyrektora szkoły.

SPRAWY KADROWE

11.  Pozytywnie oddziałuje na pracowników administracyjno – obsługowych szkoły, organizuje ich pracę w szkole.

12.  Prowadzi sprawy kadrowe szkoły, w tym przygotowywanie umów o pracę oraz innych druków i aktów kadrowych.

13.  Chroni dane osobowe pracowników i uczniów zgodnie z odrębnymi przepisami.

14.  Wydaje pracownicze książeczki zdrowia i kontroluje terminowość wykonywania badań przez nauczycieli i wszystkich pracowników obsługi szkoły.

15.  Prowadzi ewidencję obecności pracowników obsługowych (listy obecności) oraz ewidencję urlopów i zwolnień.

16.  Prowadzi księgę wyjść pracowników (w tym pielęgniarki szkolnej) poza obiekty szkolne.

17.  Prowadzi ewidencję urlopów pracowników administracyjno – obsługowych, przygotowuje projekt planu urlopów, konsultując go z zainteresowanymi pracownikami oraz zakładową organizacją związkową (przedstawicielstwem pracowniczym) i przedstawia dyrektorowi szkoły do zatwierdzenia.

18.  Prowadzi ewidencję zwolnień lekarskich wszystkich pracowników szkoły.

19.  Przygotowuje analizę absencji pracowników administracyjno – obsługowych przedstawiając dyrektorowi szkoły dwukrotnie w ciągu roku szkolnego wnioski z tej analizy.

20.  Prowadzi ewidencję delegacji służbowych, rozlicza z ich realizacji, gromadzi i wypłaca środki przeznaczone na ten cel.

SPRAWOZDAWCZOŚĆ, BHP, GOSPODARKA MATERIAŁOWA

21.  Kieruje ruchem gości i interesantów, organizując spotkania z dyrektorem szkoły (wicedyrektorami).

22.  Sporządza sprawozdania oświatowe i GUS.

23.  Sporządza inwentaryzację majątku szkoły na polecenie dyrektora szkoły. Prowadzi księgi inwentarzowe szkoły, kontrolując zgodność inwentarza z zapisami w księgach. Sporządza protokoły ubytków inwentarza szkolnego.

24.  Kieruje drobnymi remontami w szkole, zleca rzemieślnikowi szkolnemu, woźnemu i dozorcom wykonywanie prac remontowych i porządkowych, rozlicza z ich wykonania.

25.  Prowadzi ewidencję druków ścisłego zarachowania.

26.  Na zlecenie dyrektora (wicedyrektorów) przygotowuje projekty pism, przedstawiając upraw­nionym osobom do podpisu.

27.  Prowadzi ewidencję wydawania znaczków pocztowych, przygotowuje do wysłania, wysyła lub przenosi korespondencję.

28.  Prowadzi rejestry różnorodnych wpłat, rozlicza je przed dyrektorem szkoły.

29.  Dokonuje zakupów niezbędnych w szkole materiałów, prowadzi gospodarkę magazynową, wydaje i rozlicza środki czystości i sprzęt pracownikom obsługowym szkoły.

30.  Pobiera, odpowiednio przechowuje i rozlicza wydawanie gotówki na bieżące utrzymanie szkoły.

31.  Sporządza i wysyła zamówienia na czasopisma edukacyjne, kontroluje w porozumieniu z bibliotekarzem szkolnym ich dostarczanie.

32.  Udostępnia uprawnionym pracownikom liczniki, tablice rozdzielcze i instalacje, zapewnia dostęp do wszelkich kluczy do pomieszczeń szkolnych i tablic rozdzielczych.

33.  Wykonuje inne prace zlecone przez dyrektora szkoły.

III. ODPOWIEDZIALNOŚĆ

Odpowiada przed dyrektorem szkoły za pełną realizację powierzonych zadań, a w szczególności za:

a)      dyscyplinę pracowników administracyjno – obsługowych szkoły,

b)      terminowe przygotowywanie i wysyłanie sprawozdań,

c)      terminowe powiadamianie członków Rady Rodziców i Rady Szkoły o planowanych spotkaniach,

d)      czystość w obiekcie i wokół obiektu szkolnego,

e)      terminowe wykonywanie zaleceń instytucji kontrolnych, przeprowadzanie przeglądów obiektu szkolnego w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przepisów przeciwpożarowych,

f)        odpowiednie zabezpieczenie gotówki,

g)      terminowe wykonywanie badań przez wszystkich pracowników szkoły,

h)      skuteczny dostęp do kluczy (do drzwi, pomieszczeń i tablic rozdzielczych),

i)        porządek i czystość w sekretariacie szkoły.

j)        całokształt pracy sekretariatu szkoły.

Szydłowiec, dnia 1 września 2000r.                                                    ____________________

                                                                                                                                                        (dyrektor szkoły)

Przyjął do wiadomości i zobowiązał

się do realizacji:

_________________________________

                  (data i podpis sekretarza)

Marek

kurcze!

Krysiu , moze to nie pocieszenie, ale lżej przechodzic taki kryzys, kiedy wiadomo , że nie jest sie w nim odosobnionym.

Cholera !(przepraszam) Naprawde potrzebne mi było to Twoje "współczuję". Nie wiem tylko dlaczego myślisz o końcu swojej kadencji jako  o końcu pracy.

Głowa do góry . Wierze, że do współczujących( empatycznych) należy przyszłość zarządzania.

Twoje słowa poruszyły we mnie czułe struny i rzozwiązały bolesny dysonans. Dziekuję.

Sedno

Konkret

Znalezione gdzieś w sieci...:

DOKUMENTACJA BIUROWA

Obieg pism powinien być odpowiednio uregulowany, tzn. oparty na z góry przyjętych jednolitych zasadach postępowania. Należy więc określić, jakie są ogniwa obiegu pism w instytucji, jakie czynności wykonywane są w związku z obiegiem pism przez poszczególnych pracowników, jaki jest zakres obowiązków tych pracowników. Ponadto trzeba ustalić tryb postępowania przy przyjmowaniu pism, ich załatwianiu, wysyłaniu i przechowywaniu oraz określić wzory potrzebnych formularzy. Wszystkie te zagadnienia reguluje instrukcja kancelaryjna, czyli zbiór przepisów wewnętrznych, regulujących sposób wykonywania przez wszystkie ogniwa organizacyjne przedsiębiorstwa czynności związanych z obiegiem pism oraz tryb formalnego postępowania z pismami i aktami. 
Wprowadzenie instrukcji kancelaryjnej powinno być poprzedzone poniższymi rozwiązaniami organizacyjnymi: 
- ustalenie zasad racjonalnego obiegu pism w przedsiębiorstwie,
- przyjęcie określonego systemu kancelaryjnego,
- opracowanie rzeczowego wykazu akt. 
Instrukcja kancelaryjna stanowi więc ostateczne, formalne i normatywne rozwiązania organizacyjne, które wynikają z uprzednio ustalonej struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa i szczegółowego podziału zadań między komórkami organizacyjnymi. 
Instrukcja kancelaryjna reguluje następujące zagadnienia:
- zasady obiegu pism (podstawowe ogniwa obiegu, punkty zatrzymania itp.),
- zasady przyjętego systemu kancelaryjnego,
- czynności komórki pocztowej przedsiębiorstwa (sekretariatu, kancelarii) w przyjmowaniu i wysyłaniu pism,
- tryb przesyłania i doręczania pism wewnątrz przedsiębiorstwa (poczta wewnętrzna),
- tryb przeglądania i przydzielania pism do załatwienia,
- tryb rejestracji i znakowania pism,
- dopuszczalne formy załatwiania spraw,
- zakres aprobaty wstępnej i uprawnienia do podpisu,
- zasady terminowości i kontroli załatwiania spraw,
- zasady przechowywania akt bieżących oraz tryb przekazywania akt do składnicy.
Instrukcja kancelaryjna dzieli się przeważnie na trzy części:
1. postanowienia wstępne (cel instrukcji, wyjaśnienie stosowanych pojęć, zasady obiegu pism i podziału akt),
2. przepisy szczegółowe dotyczące trybu postępowania z pismami i aktami (przyjmowanie pism, otwieranie i sprawdzanie, rozdzielanie i doręczanie, przeglądanie i przydzielanie do załatwienia, właściwej osobie lub komórce rejestrowanie spraw i znakowanie pism, aprobata, podpisywanie wysyłanie),
3. przepisy specjalne (postępowanie w przypadkach szczególnych, terminowość spraw, kontrola załatwiania itp.).
Ponadto do instrukcji kancelaryjnej załącza się schemat obiegu pism, wykaz akt oraz wzory stosowanych druków i formularzy (np. pieczątki wpływu, kontrolki wpływu ważniejszych przesyłek, karty spisu spraw, karty doręczeń przesyłek kurierskich i przesyłek pocztowych itp.). Instrukcję kancelaryjną wprowadza w życie zarządzenie wewnętrzne dyrektora instytucji. Rzeczą istotną dla zapewnienia należytego przestrzegania przepisów instrukcji kancelaryjnej jest wyznaczenie jednej komórki funkcjonalnej (np. działu organizacji lub administracyjno-gospodarczego w przedsiębiorstwie), a w niej ściśle określonej osoby odpowiedzialnej za nadzór nad przestrzeganiem przepisów instrukcji. Mówiąc o obiegu pism należy rozumieć trzy etapy tego obiegu, tj. przyjmowanie korespondencji, jej załatwianie i wysyłanie. (...)
Zasady prawidłowego obiegu
Duże znaczenie dla prawidłowego funkcjonowania danej jednostki organizacyjnej ma obieg dokumentacji. Jest to droga pisma od momentu wpływu do danej jednostki organizacyjnej, do momentu załatwienia sprawy i wysłania odpowiedzi. Czynności związane z przyjęciem korespondencji, rozdziałem, dekretacją, załatwieniem sprawy, przepisaniem brudnopisu, wysłaniem pisma, wykonują pracownicy różnych komórek organizacyjnych. Komórki te nazywamy w obiegu pism punktami zatrzymania. 
Typowymi punktami zatrzymania są:
- kancelaria ogólna lub sekretariat (przyjmuje pisma, rejestruje je, przedstawia kierownikowi, rozdziela pisma między komórki danej jednostki organizacyjnej, wysyła pisma na zewnątrz),
- kierownik komórki, który rozdziela korespondencję, dokonuje dekretacji pism,
- pracownik załatwiający sprawę pod względem merytorycznym i formalnym,
- kierownik lub inny pracownik upoważniony do podpisania pisma.
W każdym punkcie zatrzymania wykonywana jest jedna lub kilka czynności, związanych z załatwieniem sprawy. Pismo w punkcie zatrzymania oczekuje krócej lub dłużej. W poszczególnych fazach obiegu pism i punktach zatrzymania wykonywanych jest wiele czynności manipulacyjnych. Aby obieg pisma był jak najbardziej racjonalny, należy kierować się następującymi zasadami: 
- liczba punktów zatrzymania, przez które pismo przechodzi podczas obiegu, powinna być jak najmniejsza i ograniczona tylko do niezbędnych,
- obieg pisma powinien być zgodny z trybem załatwiania sprawy,
- droga obiegu pisma, od momentu jego wpływu do momentu wysłania odpowiedzi, powinna być jak najkrótsza,
- pismo powinno przechodzić przez dany punkt zatrzymania tylko jeden raz,
- aby skrócić czas wykonywania czynności manipulacyjnych należy stosować środki techniczne.
Organizacja obiegu pisma powinna umożliwiać kontrolę załatwiania pisma w każdej fazie obiegu. Racjonalny obieg pism zależy od:
- właściwego podziału zadań i obowiązków,
- doboru pracowników o wysokich kwalifikacjach, odpowiadających wykonywanym przez nich funkcjom,
- stworzenia właściwych warunków materialnych pracy,
- właściwej współpracy pomiędzy załatwiającymi pismo, 
- stosowania odpowiednich środków technicznych.
Dobra organizacja obiegu pism jest niezmiernie ważna dla zapewnienia szybkiego i właściwego załatwienia spraw. Dlatego tak duże znaczenie ma instrukcja kancelaryjna, która między innymi określa obowiązujący system obiegu korespondencji.

OBIEG DOKUNENTÓW

Sekretariat jako komórka organizacyjna ma do wykonania zadania dwojakiego rodzaju:
- jedne mają na celu ułatwienie pracy kierownikowi
(dyrektorowi) i odciążyć go od prac, które z powodzeniem mogą wykonać inni pracownicy biurowi,
- drugie polega na wykonywaniu czynności administracyjnych, obejmujących typowe czynności kancelaryjno - sekretarskie.
W małych instytucjach nie ma wydzielonych komórek organizacyjnych tzw. kancelarii, dlatego też czynności kancelaryjne wykonują sekretariaty. W dużych instytucjach występują kancelarie, które odciążają sekretariaty od typowych czynności kancelaryjnych. W niniejszym opracowaniu będzie używane określenie kancelaria - sekretariat, przez co należy rozumieć, że czynności są wykonywane przez kancelarię lub sekretariat w zależności od zakresu obowiązków, struktury organizacyjnej, przyjętego systemu kancelaryjnego. 
Systemy kancelaryjne
Czynności, związane z przyjęciem pism, ich opracowaniem, obiegiem wewnątrz jednostki organizacyjnej, wysyłką pism oraz przechowywaniem akt spraw załatwionych - określa instrukcja kancelaryjna. Ustalony instrukcją kancelaryjną sposób wykonywania wyżej wymienionych czynności nazywamy systemem kancelaryjnym. Wyróżniamy dwa systemy kancelaryjne: dziennikowy i bezdziennikowy.
Najczęściej jest stosowany system dziennikowy, który opiera się na ciągłej rejestracji dokumentów w danym roku kalendarzowym:
- sekretariat rejestruje pismo w dzienniku kancelaryjnym (zapisuje datę pisma wpływającego, od kogo wpłynęło, treść otrzymanej korespondencji, komu korespondencję przydzielono),
- po zarejestrowaniu sekretariat przesyła pismo za pokwitowaniem do komórki organizacyjnej, gdzie jest powtórnie rejestrowane w dzienniku tej komórki,
- pismo przekazywane jest dalej referentowi za pokwitowaniem (referent załatwia sprawę i rejestruje w dzienniku komórki organizacyjnej),
- komórka organizacyjna przekazuje za pokwitowaniem pismo do sekretariatu w celu wysłania go do adresata,
- sekretariat rejestruje wysłane pismo w dzienniku korespondencji (do logo wysłano, datę wysłania, treść załatwionej korespondencji).
System kancelaryjny dziennikowy jest prosty, lecz bardzo pracochłonny i hamuje sprawny obieg dokumentów. Jego zaletą jest możliwość kontroli pisma w każdej fazie załatwiania sprawy. System ten może być prowadzony komputerowo i wtedy upraszcza się czynności ewidencyjne i eliminuje zbędne, na przykład pokwitowanie odbioru. Prowadzi się jednak rejestr komórek organizacyjnych, do których skierowano pismo do merytorycznego załatwienia, co ułatwia odszukanie pisma. Następnie uzupełnia się informację o terminie i formie ostatecznego załatwienia.
System kancelaryjny bezdziennikowy zrywa z rejestracją w dziennikach kancelaryjnych. W systemie tym nie rejestruje się pojedynczych pism, lecz załatwione sprawy. Kolejność wykonywania czynności jest następująca:
- sekretariat przyjmuje wpływy nie rejestrując ich. W polu wpływu na blankiecie korespondencyjnym umieszcza pieczątkę wpływu i wypełnia ją, przekazuje do komórki organizacyjnej,
- kierownik komórki organizacyjnej przydziela pismo referentowi w celu załatwienia sprawy,
- referent rejestruje otrzymane pismo w spisie spraw dołączonych do teczki. Spis spraw jest formularzem zawierającym: rok, imię i nazwisko załatwiającego, symbol komórki organizacyjnej, symbol teczki, tytuł teczki według wykazu akt, krótką treść sprawy, od kogo pismo wpłynęło, znak pisma, datę wszczęcia sprawy i ostatecznego załatwienia.
Referent, po załatwieniu sprawy, przekazuje pismo do sekretariatu w celu ekspedycji pisma do adresata. Kopie pism załatwiających sprawę oraz oryginały pism przesyłanych przechowuje referent. System bezdziennikowy jest mniej pracochłonny. Obieg pisma jest szybszy niż w systemie dziennikowym. W wielu zakładach pracy system bezdziennikowy nie jest jeszcze stosowany. Prowadzenie rejestracji korespondencji i systemu pokwitowań stanowi "smutną konieczność" organizacyjną.
Czy można rozstać się z dziennikiem korespondencyjnym?
W wielu instytucjach nadal całą przychodzącą korespondencję zapisuje się w dzienniku korespondencyjnym. W instytucjach, gdzie oprócz kancelarii ogólnej są jeszcze sekretariaty dyrektorów, wpływ wszystkich pism notuje również sekretarka. Po raz trzeci zajmuje się tym referent prowadzący daną sprawę. Stosowanie tego systemu sprawia, że celem działania rejestrujących staje się przede wszystkim zanotowanie pism, a dopiero potem załatwienie sprawy.
Przyczyną stosowania dziennika i rejestrowania obiegu pism jest brak wzajemnego zaufania między współpracownikami. Ponad pół wieku temu w różnych krajach, także w Polsce, w wielu instytucjach zaniechano prowadzenia dziennika korespondencyjnego. Obecnie dziennik funkcjonuje tam, gdzie występuje brak zrozumienia, czemu ma służyć praca wykwalifikowanych pracowników. O prowadzenie zapisów dopominać się będą biurokraci, upatrujący sens pracy w pomocniczych czynnościach kancelaryjnych, powodujących przewlekłe załatwiania spraw. W nowoczesnym biurze powinno się dążyć przede wszystkim do sprawnego działania. Sama decyzja o wprowadzeniu systemu bezdziennikowego nie usprawni pracy. Warunkiem niezbędnym jest ład organizacyjny instytucji, polegający m.in. na podzieleniu kompetencji i należytym przygotowaniu pracowników do pracy.
Każdy pracownik wykonujący jakiekolwiek czynności biurowe w mniejszym lub większym zakresie ma do czynienia z korespondencją. Gromadzoną korespondencję w biurze nazywamy dokumentacją aktową. Dokumentacja ta składa się więc z różnego rodzaju pism otrzymywanych z zewnątrz i z pism powstających wewnątrz instytucji. Dlatego też pod słowem "pismo" rozumiemy wszelkiego rodzaju listy, protokoły sprawozdania itp. Są one sporządzane na papierze. Jednym z głównych zadań
korespondencji jest utrzymywanie łączności między instytucjami, jest więc ona przede wszystkim środkiem porozumiewania się. Pisma wysyła się w celu otrzymania lub przesłania pewnych danych lub informacji w tych przypadkach, gdy zastosowanie innych prostszych środków łączności jest niemożliwe lub niewskazane. Najczęściej pisma wysyłane lub otrzymywane przez instytucję spełniają rolę dokumentów w znaczeniu formalnym, tzn. stanowią podstawę do wykonania określonych zadań.
Dlatego też, aby właściwie prowadzić korespondencję biurową i dobrze redagować pisma, należy znać:
- przedmiot sprawy, czyli wiedzieć, o co chodzi,
- formy pism, przyjęte dla danego typu spraw,
- przyjęte w danej instytucji zwroty i sformułowania,
- zasady redagowania pisma. 
Umiejętne posługiwanie się korespondencją w pracy biurowej sprowadza się nie tylko do redagowania pism. Wyłania się również wiele problemów organizacyjnych, związanych z obiegiem pism. Interesant, który wysyła pismo do instytucji, przeważnie nie adresuje go do konkretnego pracownika, który pismo będzie załatwiał, czy nawet do określonej komórki organizacyjnej, lecz podaje w adresie jedynie nazwę instytucji. Jest to zupełnie zrozumiałe, gdyż interesanci nie znają zazwyczaj struktury organizacyjnej instytucji, do której kierują pismo.
Przyjmowanie przesyłek
W każdej instytucji przyjmowaniem pism i rozdzielaniem ich między poszczególne działy zajmuje się specjalna komórka organizacyjna, zwana przeważnie sekretariatem. W zależności od rodzaju sprawy, której pismo dotyczy, kancelaria - sekretariat przesyła je bezpośrednio do kierownika odpowiedniej komórki organizacyjnej, czyli działu lub dyrektora danej instytucji. Kancelaria - sekretariat przyjmuje i otwiera wszelką korespondencję wpływającą, z wyjątkiem:
- przesyłek tajnych i poufnych przekazywanych bezpośrednio kierownictwu,
- przesyłek pieniężnych lub wartościowych, które przyjmuje kasa,
- przesyłek, kierowanych imiennie na nazwiska pracowników.
Otwieranie przesyłek
Koperty należy otwierać tak, aby nie uszkodzić adresu nadawcy. Jeżeli po otwarciu koperty nieoznaczonej na ze
wnątrz napisem "tajne" lub "poufne" okaże się, że zawiera przesyłkę tajną lub poufną, wówczas należy ją doręczyć kierownictwu z podaniem przyczyny otwarcia koperty. Po otwarciu i wyjęciu zawartości przesyłki należy sprawdzić, czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego oraz czy do pisma dołączona została podana w nim ilość załączników.
Jeżeli przesyłka została mylnie skierowana, należy ją natychmiast odesłać do właściwego organu, zawiadamiając o tym nadawcę. Brak załączników należy odnotować na piśmie. Jeżeli przesyłka zawiera tylko załączniki bez pisma przewodniego - czyni się o tym wzmiankę na kopercie, którą dołącza się do przesyłki.
Koperty dołącza się do następujących wpływów:
1) tajnych, poufnych oraz wartościowych,
2) pism, dla których obowiązuje z góry określony termin odpowiedzi, 3) pism, w których brak nazwiska i adresu nadawcy,
4) załączników nadesłanych bez pisma podstawowego.
Pieczątka wpływu
Pracownik otwierający korespondencję stawia na pierwszej stronie pieczątkę wpływu. W obrębie pieczątki kancelarii ogólnej wpisuje się datę, znak akt (lub numer z dziennika podawczego w systemie dziennikowym),
Korespondencja biurowa tym się różni od korespondencji prywatnej, że pisma sporządzane w biurze przeważnie pociągają za sobą określone skutki prawne, finansowe.
ilość załączników oraz symbol danej komórki, której korespondencję przydzielono. Na telegramach, telefonogramach i faksach notuje się również godzinę i minutę odbioru. Na telefonogramach dodatkowo wpisuje się nazwisko i stanowisko służbowe nadającego i przyjmującego.
Zasady ogólne obiegu korespondencji Pisma należy przekazywać do załatwienia w teczkach o wzorze ogólnie stosowanym, zaopatrzonych w napisy "do podpisu" - "terminowe" itp. W kancelarii - sekretariacie powinno być kilka lub kilkanaście takich teczek, zależnie od struktury organizacyjnej (np. od ilości działów). Z reguły na każdy dział powinna przypadać oddzielna teczka. Należy przestrzegać zasady,
że szybki obieg pisma i terminowe załatwienie sprawy jest równoważne z właściwym jej załatwieniem pod względem merytorycznym. Pisma pilne i terminowe, telegramy, faksy i telefonogramy doręcza się adresatowi bezzwłocznie, poza zwykłą kolejnością. W dobrze zorganizowanej instytucji jej kierownik (dyrektor) nie musi czytać wszystkich pism. Rodzaj i problematykę tych, które należy kierować bezpośrednio do kierownika instytucji powinna określać odpowiednia instrukcja wewnętrzna. Po ewentualnym naniesieniu swoich uwag i poleceń kierownik instytucji odsyła je poprzez sekretariat kierownikowi właściwej komórki organizacyjnej lub kompetentnemu pracownikowi. 
Ewidencja korespondencji w systemie dziennikowym
Kancelaria lub sekretariat rejestruje: 
- pocztę zwykłą-w dzienniku korespondencyjnym i zaopatruje ją w pieczątkę wpływu,
- wpływ dalekopisów, telegramów, faksów i telefonogramów - w odrębnym dzienniku, które również zaopatruje w pieczątkę wpływu,
- faktury, rachunki i noty nadesłane do zapłaty w oddzielnym rejestrze. Rejestrowanie korespondencji w systemie bezdziennikowym może odbywać się częściowo w kancelarii - sekretariacie i merytorycznej komórce organizacyjnej, czyli tam, gdzie pismo jest załatwiane. Zależy to od rodzaju przyjętego systemu bezdziennikowego. Zasadnicza czynność polega na wpisaniu do pieczątki wpływu daty i zaewidencjonowaniu pisma w spisie spraw lub w komórce merytorycznej oraz nadaniu mu znaku sprawy. Wówczas każdą sprawę rejestruje się tylko raz, na podstawie pierwszego pisma rozpoczynającego daną sprawę, dalsze wpływy dotyczące danej sprawy łączy się z poprzednimi, oznaczając je znakiem sprawy.
Nie podlegają rejestracji:
o publikacje (gazety, czasopisma, książki, afisze, ogłoszenia, prospekty), o potwierdzenia odbioru, które do
łącza się do akt właściwej sprawy, o rachunki i faktury,
o zaproszenia, życzenia i inne pisma o podobnym charak'terze.
Przekazywanie korespondencji w systemie dziennikowym do poszczególnych komórek organizacyjnych odbywa się za pokwitowaniem w dzienniku korespondencyjnym, prowadzonym zarówno przez kancelarię ogólną, jak i przez sekretariat (dotyczy korespondencji wymagającej dekretacji kierownica). Obowiązek rejestrowania i kwitowania w dzienniku korespondencyjnym nie dotyczy korespondencji wewnętrznej. Przekazywanie faktur, rachunków i not odbywa się za
potwierdzeniem w rejestrze prowadzonym przez kancelarię - sekretariat. Dalekopisy, telegramy, faksy i telefonogramy kwituje się w dzienniku wpływów tych pism. Korespondencję mylnie skierowaną, komórka organizacyjna zobowiązana jest natychmiast zwrócić do kancelarii - sekretariatu, po czym dokonuje się odpowiedniej adnotacji w dzienniku korespondencyjnym, względnie w rejestrze faktur, rachunków i not. Na żądanie kancelaria ogólna wydaje potwierdzenie zwrotu pisma.
Korespondencję w systemie bezdziennikowym przekazuje się bez specjalnych pokwitowań, z wyjątkiem niektórych rodzajów akt, dotyczących spraw zastrzeżonych.
Przeglądanie i przydzielanie korespondencji 
Pisma zwykłe, typowe i niezastrzeżone przez kierownika instytucji przekazuje się kierownikowi działu lub pracownikowi, do którego należy załatwienie sprawy podstawowej. W razie trudności w ustaleniu sprawy podstawowej, pismo przekazuje się wydziałowi lub pracownikowi właściwemu do załatwienia sprawy wymienionej w piśmie w pierwszej kolejności. Inne pisma przekazuje się kierownikowi działu lub upoważnionemu zastępcy. Przeglądając korespondencję kierownik (dyrektor) decyduje jaką jej część załatwia sam, a jaką przydziela do załatwienia właściwym wydziałom bądź stanowiskom pracy. Po przejrzeniu korespondencji przewidzianej do załatwienia przez stanowiska pracy umieszcza na niej dyspozycje, dotyczące sposobu i terminu załatwienia uprawy, aprobaty załatwienia bądź ustala., kto podpisuje czystopis. Do przekazywania dyspozycji stosuje się następujące typowe skróty:
- "m.a." (moja aprobata) - oznacza, że wydający dyspozycję zachowuje dla siebie ostateczny sposób załatwienia,
- "p.m." (proszę mówić) - oznacza, że otrzymujący wpływ powinien w tej sprawie omówić z wydającym dyspozycję sposób załatwienia sprawy,
- "p.r." (proszę referować) - oznacza, że otrzymujący wpływ po przygotowaniu projektu załatwienia powinien
omówić go z wydającym dyspozycję,
- "m.p." (mój podpis)- oznacza, że wydający dyspozycję zastrzega sobie prawo podpisania czystopisu,
- "a/a." (ad acta) - oznacza, że pismo należy dołączyć do akt sprawy. 
Odbiór korespondencji
Odbiór korespondencji z kancelarii - sekretariatu i poszczególnych komórek organizacyjnych powinien odbywać się dwa razy dziennie. Osoby wyznaczone w tej komórce do odbioru i przekazywania korespondencji powinny w godz. 8.00 do 9.00 oraz od 11.30 do 12.30 zabierać korespondencję z kancelarii - sekretariatu lub innych komórek organizacyjnych.
Wysyłając korespondencję sprawdza się, czy pismo jest podpisane i oznaczone datą oraz czy dołączono wymienione załączniki, a na kopii pisma wpisuje się datę wysłania.
Czynności kancelaryjne przy wysyłaniu 
Podstawowe obowiązki:
- segregowanie pism, przeznaczonych do wysyłki i wpisanie do dziennika pism wychodzących,
- wkładanie pism do zaadresowanych kopert,
- opłacenie przesyłki lub oklejenie znaczkami,
- prowadzenie ewidencji przesyłek poleconych, nadawanych w urzędach pocztowych za pośrednictwem książki nadawczej,
- prowadzenie rozliczenia z opłat pocztowych w książce portoryjnej. Korespondencja doręczona do kancelarii - sekretariatu do godziny 11.00 powinna być wysłana tego samego dnia. Przesyłki doręczone później powinny zostać wysłane w dniu następnym.
Sposób wysyłania pism
Wysyłanie korespondencji odbywa się najczęściej za pośrednictwem urzędów pocztowych, zgodnie z dyspozycją zamieszczoną nad adresem poszczególnych pism (polecony, ekspres, itp.):
- przesyłki "ekspres", "b. pilne", "terminowe" - wysyła się w tym samym dniu,
- telegramy nadaje się faksem,
- pisma adresowane do tego samego adresata wysyła się we wspólnej kopercie.
Wartościowe przesyłki krajowe wysyłać należy według obowiązujących przepisów pocztowych, zapisując je do książki nadawczej. Wysyłaniem pism zajmuje się kancelaria - sekretariat. Po otrzymaniu pisma do wysyłki należy sprawdzić, czy pismo zawiera adres i datę oraz podpis, czy dołączono wszystkie załączniki, czy liczba kopii jest wystarczająca. Do obowiązków kancelarii - sekretariatu należy włożenie pisma do koperty i zaadresowanie. Następnie kancelaria dzieli korespondencję na miejscową i zamiejscową. Do korespondencji przykleja się znaczki i wpisuje do książki pocztowej. Stempel pocztowy w książce pocztowej stanowi dowód wysłania pisma i jednocześnie podstawę do rozliczenia się z opłat pocztowych.
Punkt zatrzymania pisma
Pisemne załatwienie każdej sprawy składa się co najmniej z trzech faz:
1) przyjęcie pisma, 
2) załatwienie,
3) wysłanie odpowiedzi.
Ponadto w poszczególnych fazach obiegu pismo przechodzi przez wiele ogniw organizacyjnych, które nazywa się punktami zatrzymania pisma. Każe pismo wpływające do instytucji musi przejść następujące zasadnicze punkty zatrzymania:
- kancelarię (sekretariat),
- kierownika instytucji lub kierownika komórki organizacyjnej, który pismo przegląda i ewentualnie wydaje dyspozycje, dotyczące jego załatwienia,
- referenta (nazwą tą określamy każdego pracownika, niezależnie od jego stopnia służbowego, który pismo załatwia pod względem merytorycznym),
- stanowisko pracy, które sporządza czystopis odpowiedzi.
W drodze powrotnej pismo najczęściej przechodzi przez te same ogniwa. Są to zasadnicze punkty zatrzymania pisma, przy czym w zależności od rodzaju sprawy, wielkości instytucji, podziału kompetencji itp. punktów tych może być znacznie więcej. Ponieważ w poszczególnych fazach obiegu i punktach zatrzymania pisma zachodzi konieczność wykonywania wielu różnych czynności, które opóźniają doręczenie pisma osobie odpowiedzialnej za jego bezpośrednie załatwienie, należy starać się, aby liczba punktów zatrzymania była jak najmniejsza. Obieg pism w instytucji powinien zapewnić jak najszybsze doręczenie korespondencji pracownikom załatwiającym określone sprawy, jak również wymuszać tylko rzeczywiście niezbędne czynności.
Od czego zależy dobrze zorganizowany obieg dokumentacji?
Przy organizowaniu obiegu pism należy brać pod uwagę:
- ilość punktów zatrzymania pisma (czy wszystkie punkty są naprawdę niezbędne),
- ilość czynności w poszczególnych fazach obiegu pisma (czy niektóre czynności można wyeliminować),
- jak długo trwają poszczególne czynności (czy nie można przyspieszyć ich wykonywania).
Racjonalny obieg pism zależy ponadto od spełnienia w instytucji wielu innych warunków:
- właściwego podziału zadań i czynności,
- wprowadzenia zasady decentralizacji prawa decyzji i podpisu,
- doboru pracowników o kwalifikacjach, które odpowiadają pełnionym przez nich funkcjom,
- zapewnienia dobrych warunków pracy,
- właściwego rozwiązania łączności wewnątrz pomieszczeń biurowych,
- doboru odpowiednich narzędzi pracy.
Racjonalny obieg dokumentów zależy od doboru właściwego systemu kancelaryjnego. Zasady formalnego postępowania z pismami i utworzonymi z nich aktami nazywamy systemem kancelaryjnym, który ustala:
- metody sporządzania, grupowania i przechowywania akt,
- metody rejestrowania oraz znakowania pism i akt sprawy.
Przy wyborze systemu rejestracji pism przychodzących należy zdawać sobie sprawę z celu, jakiemu rejestracja ta ma służyć. I tak na przykład:
1) rejestruje się korespondencję jedynie w tym celu, aby można było w razie poszukiwania pisma stwierdzić, czy faktycznie wpłynęło ono do instytucji i komu zostało przydzielone do załatwienia,
2) pisma rejestruje się w celu stwierdzenia wpływu, skierowania i ustalenia odpowiedzialności za załatwienie. Wówczas rubryki wymienione w pkt. 1 są uzupełnione rubryką "pokwitowanie",
3) rejestracja pisma jest połączona z kontrolą jego załatwienia. W tym przypadku strona lewa dziennika korespondencyjnego zawiera rubryki jak w pkt. 1, natomiast na stronie prawej notuje się pisma, które zawierają odpowiedź w danej sprawie.
Usprawnienie i ułatwienie pracy biurowej są głównymi celami jej organizowania. Usprawnienie polega na przyspieszeniu obiegu informacji zawartej w dokumentacji. Natomiast ułatwienie pozwala wykonać wszelkie prace mniejszym wysiłkiem i skrócić drogę przebiegu dokumentów.

Marek

!!!!

marku, czy ja Ci juz mówiłam, że jestes jedyny w swoim rodzaju ?

:-))

A Co twojego pytania Jacku, to masz adres:

http://www.portalmed.pl/xml/prawo/administracja/administracja/r1999/991319s

ROZPORZĄDZENIE PREZESA RADY MINISTRÓW z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych.

(Dz. U. Nr 112, poz. 1319)

Na podstawie art. 39a ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 1996 r. Nr 13, poz. 74, Nr 58, poz. 261, Nr 106, poz. 496 i Nr 132, poz. 622, z 1997 r. Nr 9, poz. 43, Nr 106, poz. 679, Nr 107, poz. 686, Nr 113, poz. 734 i Nr 123, poz. 775 oraz z 1998 r. Nr 155, poz. 1014 i Nr 162, poz. 1126) zarządza się, co następuje:

§ 1.

1. Ustala się instrukcję kancelaryjną dla organów gmin i związków międzygminnych, określającą zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w urzędach gmin i związków międzygminnych, w celu zapewnienia jednolitego sposobu tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania dokumentów oraz ochrony przed ich uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą, stanowiącą załącznik do rozporządzenia.

2. Przepisy instrukcji kancelaryjnej mają zastosowanie przy załatwianiu spraw przez organy wykonawcze jednostek pomocniczych, o których mowa w art. 39 ust. 4 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 1996 r. Nr 13, poz. 74, Nr 58, poz. 261, Nr 106, poz. 496 i Nr 132, poz. 622, z 1997 r. Nr 9, poz. 43, Nr 106, poz. 679, Nr 107, poz. 686, Nr 113, poz. 734 i Nr 123, poz. 775 oraz z 1998 r. Nr 155, poz. 1014 i Nr 162, poz. 1126).

Lub w dostępnym nam na razie prawie Vulcana:

http://prawo.vulcan.pl/ipwo.html

To samo :

http://prawo.vulcan.pl/przegladarka.asp?qindrodzaj=4&qindid=0&qdatprz=28-12-2002&qformuly=rzeczowy%20wykaz

 Na tej podstwie twoja gmina, albo szkoły opracowaly na pewno Wasz wykaz akt- takich oświatowo- organizacyjno- szkolnych, ktorymi sie poslugujecie . No..mysmy przynajmniej opracowali :-)

aha.. póki jesteś na starcie

masz teraz wariackie papiery

nikt Ci za rok nie bedzie pamiętał jak ustawiałeś kadry - byle za ten rok wszystko grało:-)

Zrób to teraz.

Kochani, jesteście niezawodni!

Z jednej strony atakują mnie kompleksy z powodu mojej niewiedzy, a z drugiej, jak miło z tej samej przyczyny otrzymywać od Was  pomoc i nawiązywać kontakt.

Asiu, komplement adresowany do Marka odbijam jak zwierciadło i kieruję w Twoją stronę.

Jacku, jakoś mi tak się ten Roman przyplątał. Wybaczysz? To dlatego, że siedzę teraz dniami i nocami i piszę, i piszę, i piszę.

W Sekretariacie potrzebujesz więcej dokumentów, m.in istrukcję ochrony danych osobowych, kontroli wew. - te wszytskie dokumenty muszą być kompatybilne. Instrukcję ochrony danych osobowych, kancelaryjną, itp., delegację do podbijania dokumentów "za godność", inwentarze, spisy wydanych dokumentów (to dokładnie wyszczególnia instr. kancelaryjna) wraz z ochroną dokumentów niejawnych, druków ścisłego zarachowania.

1. Grzeczność i stanowczość jest bardzo trudna do wyegzekwowania. Czasem jednak warto zainwestować. Mówię jako ta, która ma dobry sekretariat, ale nie jest zadowolona. O, gdybysmy jeszcze umiały wszystkie tak szybko pracować...

2. Jestem najpierw za cierpliwością i docieraniem. Czasem warto - może ją mąż nie kocha, może ma problemy...

3. Zminy powinny być ostatecznoscią - ja odchorowałam konserwatora, choć działałam bardzo szybko. I nie żałuję - mamy czlowiek, który chce i umie pracować. 

4. Zrób przegląd sprzętu - niech też sama napisze, czego jej brakuje, napisz sobie plan rozwoju "bazy dowodzenia". Ja dużo inwestuję w S., bo to pomoc dla wszytskich - są komputery, niszczarka, sejf, teraz nowiuteńki faks i stelefonizowane pół szkoły... dobry papier, porządne dziurkacze, nożyczki, zszywki, segregatory... brak nam małego ksero.

- kiedy moja Marysia obejmowala władztwo w 1999 - nie było niczego, ale się uprała na meble. Zaprojketuj zmiany w przestrzeni, ale w porozumieniu z nią... warto z ludźmi razem. Dopiero kiedy to nie pomoże... to... czyń ją odpowiedzilną za zmiany. Dopiero kiedy zbojkotuje, to...

Ale - co podkreślają koledzy. To Twoje decyzje i tylko Ty ponosisz odpowiedzilność. Moje mają duże delegacje uprawnień, bo mogę sobie na to pozwolić, ale wiele spraw muszą konsultować. Byc może u Ciebie musi być okres ręcznego sterowania - nakazowo-instruktazowego, bywa tak, bo taki jest proces przeobrażania.

Chyba już wiem

co dalej robić.

Jeszcze parę pytań:

Jakie cechy powinna posiadać dobra referentka?

Czego powinno się od niej oczekiwać, a czego zdecydowanie nie?

Jakie mogą być, Waszym zdaniem, przesłanki do "podziękwania" jej za współpracę?

P.S. Dzięki Gabo za tych kilka myśli, a obserwując Twoją działalność w ramach forum wybaczyłbym Ci nawet gdybyś mnie nazwała Miśkiem, Pyśkiem czy innym Śmiskiem :-))))