Według pani Moniki Tutka prawnika, pracownika Ministerstwa Edukacji Narodowej i Sportu, specjalistki w dziedzinie prawa oświatowego: ...Istotnym zagadnieniem jest kwestia przechowywania dokumentacji szkolnej. Przy rozstrzyganiu spraw związanych z przechowywaniem i archiwizowaniem dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej prowadzonej przez przedszkola, szkoły i placówki objęte systemem oświaty, należy sięgnąć, na wstępie, do przepisów ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. Nr 38, poz. 173 z późn. zm.). Zgodnie z art. 5 ust. 1 wskazanej powyżej ustawy, dokumentacja powstająca w organach państwowych i państwowych jednostkach organizacyjnych, w organach jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostkach organizacyjnych oraz dokumentacja napływająca do nich, jest przechowywana przez te organy i jednostki organizacyjne. Dokumentacja ta jest przechowywana przez określony czas, po upływie którego dokumentacja stanowiąca materiał archiwalny jest przekazywana do właściwych archiwów państwowych, natomiast dokumentacja nie stanowiąca materiału archiwalnego może ulec brakowaniu. Obowiązek ustalenia zasad klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji ze względu na okresy jej przechowywania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych, jak również zasad i trybu brakowania innej dokumentacji, został nałożony na Ministra Kultury, co wynika z obecnego brzmienia art. 5 ust. 2 wymienionej wyżej ustawy. W tym miejscu warto przypomnieć, iż w ostatnim czasie nastąpiły daleko idące zmiany w zakresie funkcjonowania administracji publicznej, co miało istotne znaczenie również dla kwestii związanych z przechowywaniem i archiwizowaniem dokumentacji prowadzonej przez przedszkola, szkoły i placówki. Wprowadzona z dniem 1 stycznia 1999 r. reforma administracji publicznej (dokonana ustawą z dnia 13 października 1998 r. – Przepisy wprowadzające ustawy reformujące administrację publiczną – Dz. U. Nr 133, poz. 872 z późn. zm., a także ustawą z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa i ustawą z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym) zmieniła nie tylko podział terytorialny kraju, ale przyniosła również istotne zmiany kompetencyjne organów administracji publicznej (rządowej i samorządowej) w sferze oświaty. Przede wszystkim, w zakresie oświaty dokonano zmiany uprawnień i obowiązków kuratorów oświaty, którzy przestali być organami prowadzącymi dla podległych im dotychczas szkół i placówek. Zadania kuratorów oświaty w zakresie prowadzenie przedszkoli, szkół i placówek przekazano jednostkom samorządu terytorialnego, poprzez przyporządkowanie każdemu szczeblowi określonych typów szkół i placówek. Natomiast głównym zadaniem kuratorów oświaty pozostał nadzór pedagogiczny, obejmujący całość działań edukacyjnych przedszkoli, szkół i placówek. W okresie, gdy organem prowadzącym dla publicznych przedszkoli, szkół i placówek był kurator oświaty, sprawy związane z przechowywaniem i archiwizowaniem dokumentacji szkolnej rozstrzygano w oparciu o przepisy rozporządzenia Ministra Nauki, Szkolnictwa Wyższego i Techniki z dnia 25 lipca 1984 r. w sprawie zasad klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 41, poz. 216).
Wskazane rozporządzenie, w § 6 ust. 2, przewidywało możliwość ustalenia, w uzasadnionych wypadkach, przez właściwego ministra w porozumieniu z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych wykazu akt dla podległych i nadzorowanych jednostek organizacyjnych. Z powyższego uprawnienia skorzystał Minister Edukacji Narodowej wydając zarządzenie Nr 27 z dnia 15 listopada 1991 r. w sprawie ustalenia ramowego jednolitego rzeczowego wykazu akt dla urzędów terenowych organów rządowej administracji specjalnej do spraw oświaty (Dz. Urz. MEN Nr 7, poz. 33). Zgodnie z tym wykazem, w urzędach terenowych organów rządowej administracji specjalnej do spraw oświaty obowiązywał bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt. Ten jednolity rzeczowy wykaz akt stanowił stałą i jednolitą klasyfikację akt powstających w toku działalności urzędu, zawierającą zarazem podział akt na kategorie archiwalne. Podkreślić należy, iż wykaz akt był podstawą oznaczania, łączenia i przechowywania w odpowiednim porządku akt spraw poszczególnych komórek organizacyjnych urzędu. Po wprowadzeniu reformy administracji publicznej, kuratorzy oświaty przestali być organami prowadzącymi dla publicznych przedszkoli, szkół i placówek. Prowadzenie publicznych przedszkoli, szkół i placówek objętych systemem oświaty, stało się zadaniem własnym poszczególnych jednostek samorządu terytorialnego. Jednocześnie, na mocy ustawy z dnia 16 marca 2000 r. o zmianie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. Nr 48, poz. 546), nastąpiła zmiana organu zobowiązanego do ustalenia zasad klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji ze względu na okresy jej przechowywania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych, jak również zasad i trybu brakowania innej dokumentacji. Do czasu wejścia w życie wymienionej powyżej ustawy zmieniającej, organem tym był Minister Edukacji Narodowej, który wydał w tym przedmiocie wspominane już wcześniej rozporządzenia z dnia 25 lipca 1984 r. Po wejściu w życie ustawy o zmianie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, do ustalenia zasad klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji ze względu na okresy jej przechowywania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych, jak również zasad i trybu brakowania innej dokumentacji, zobowiązany został Minister Kultury (obecne brzmienie art. 5 ust. 2 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach). Powyższa zmiana organu właściwego do ustalenia zasad przechowywania dokumentacji miała istotne znaczenie, gdyż w tej sytuacji – wobec braku jakichkolwiek przepisów przejściowych – rozporządzenie Ministra Nauki, Szkolnictwa Wyższego i Techniki z dnia 25 lipca 1984 r. formalnie przestało obowiązywać. Jednakże w tym stanie rzeczy, wydaje się, iż do czasu wydania przez Ministra Kultury właściwych przepisów w tym zakresie, przechowywanie dokumentacji, w tym dokumentacji szkolnej, powinno odbywać się na dotychczasowych zasadach. ... No i małe sprostowanie to zarządzenie jest z 15 listopada 1991 roku... |
