Przyczynami usprawiedliwiającymi nieobecność pracownika w pracy są zdarzenia, które uniemożliwiają stawienie się do pracy i jej wykonywanie uznane przez pracodawcę za usprawiedliwione.

Jeżeli wiesz z wyprzedzeniem, że w danym dniu nie będziesz mógł zjawić się w pracy to powinieneś zawiadomić o tym swojego pracodawcę równocześnie podając przewidywany okres nieobecności.

Kiedy i w jaki sposób należy powiadamiać pracodawcę o zaistnieniu przyczyn które uniemożliwiają stawienie się w pracy?

Jeśli jesteś nieobecny w pracy to powinieneś najpóźniej w drugim dniu nieobecności powiadomić o tym swojego pracodawcę jednocześnie podając przyczynę nieobecności.

Powiadomienia można dokonać w różny sposób: osobiście, przez inną osobę, przez telefon, pocztę, fax, mailem itp.

Ponadto powinieneś dowiedzieć się, czy w twoim miejscu pracy nie istnieją wewnętrzne przepisy, które regulują sposób zawiadomienia pracodawcy o nieobecności pracownika w pracy.

Co może być dowodem usprawiedliwionej nieobecności w pracy?

Dowodami usprawiedliwiającymi nieobecność w pracy są:

1.        zaświadczenie lekarskie o czasowej niezdolności do pracy, wystawione zgodnie z przepisami o orzekaniu o czasowej niezdolności do pracy,

2. decyzja właściwego państwowego inspektora sanitarnego, wydana zgodnie z przepisami o zwalczaniu chorób zakaźnych - w razie odosobnienia pracownika z przyczyn przewidzianych tymi przepisami,
3. oświadczenie pracownika - w razie zaistnienia okoliczności uzasadniających konieczność sprawowania przez pracownika osobistej opieki nad zdrowym dzieckiem do lat 8 z powodu nieprzewidzianego zamknięcia żłobka, przedszkola lub szkoły do której dziecko uczęszcza,
4. imienne wezwanie pracownika do osobistego stawienia się, wystosowane przez organ właściwy w sprawach powszechnego obowiązku obrony, organ administracji rządowej lub samorządu terytorialnego, sąd, prokuraturę, policję lub organ prowadzący postępowanie w sprawach o wykroczenia - w charakterze strony lub świadka w postępowaniu prowadzonym przed tymi organami, zawierające adnotację potwierdzającą stawienie się pracownika na to wezwanie,
5. oświadczenie pracownika potwierdzające odbycie podróży służbowej w godzinach nocnych, zakończonej w takim czasie, że do rozpoczęcia pracy nie upłynęło 8 godzin, w warunkach uniemożliwiających odpoczynek nocny.

Kiedy pracodawca musi zwolnić pracownika od pracy i jaki dokument należy przedstawić?

Pracodawca zobowiazany jest zwolnić pracownika, gdy ten przedstawi mu następujący dokument uzasadniający nieobecność:

• wezwanie przez organ właściwy w zakresie powszechnego obowiązku obrony (potwierdzenie stawienia się na wezwanie),
• wezwanie przez sąd, policję, prokuraturę, gminę itp. (potwierdzenie stawienia się na wezwanie,
• dokonanie czynności biegłego w postępowaniu administracyjnym, karnym lub sądowym (nie więcej niż 6 dni w ciągu roku) - potwierdzenie dokonania czynności,
• wzięcie udziału w posiedzeniu komisji pojednawczej (zaświadczenie o uczestnictwie w posiedzeniu),
• przeprowadzenie obowiązkowych badań lekarskich i szczepień ochronnych (potwierdzenie przeprowadzenia badań),
• uczestniczenie w działaniach ratowniczych przez członka ochotniczej straży pożarnej - zwolnienie następuje w trybie przyjętym przez służbę ratowniczą,
• uczestnictwo w szkoleniu pożarniczym (nie więcej niż 6 dni w ciągu roku) - zwolnienie na podstawie wniosku jednostki Państwowej Straży Pożarnej,
• uczestnictwo w akcji ratowniczej Górskiego Ochotniczego Pogotowia Ratunkowego - zwolnienie następuje w trybie przyjętym przez służbę ratowniczą,
• oddanie krwi przez pracownika będącego krwiodawcą oraz przeprowadzenie badań lekarskich, które nie mogą być wykonane w czasie wolnym od pracy - zaświadczenie Stacji Krwiodawstwa potwierdzające oddanie krwi lub przeprowadzenie badań,
• przeprowadzenie zajęć dydaktycznych w szkołach lub innych placówkach naukowych (zwolnienie na 6 godzin w tygodniu lub 24 w ciągu miesiąca) - potwierdzenie przeprowadzenia zajęć,
• uczestnictwo w posiedzeniach rady nadzorczej działającej u pracodawcy - potwierdzenie uczestnictwa w posiedzeniach,
• ślub pracownika (2 dni) - akt małżeństwa,
• urodzenie się dziecka pracownika (2 dni) - akt urodzenia,
• pogrzeb ojca, matki, ojczyma, macochy pracownika (2 dni) - akt zgonu,
• ślub dziecka pracownika (1 dzień) - akt małżeństwa,
• pogrzeb siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka, a także innej osoby, która jest na utrzymaniu pracownika lub pod jego opieką (1 dzień) - akt zgonu.

Czy za czas zwolnienia od pracy należy się wynagrodzenie?

Za czas zwolnienia od pracy w celu wzięcia udziału w posiedzeniu komisji pojednawczej jako świadek lub strona, przeprowadzenia badań lekarskich, wzięcia udziału w akcji ratowniczej Górskiego Ochotniczego Pogotowia Ratunkowego, oddania krwi, urlopu tzw. okolicznościowego (ślub, pogrzeb) zachowujesz prawo do wynagrodzenia.

W wypadku skorzystania ze zwolnienia w celu stawienia się np: przed sądem, policją, wzięcia udziału w akcji ratowniczej - pracodawca wydaje ci zaświadczenie, które określa wysokość utraconego wynagrodzenia za czas zwolnienia po to byś mógł odzyskać wynagrodzenie od właściwego organu. Może się też zdarzyć, że przepisy prawa pracy obowiązujące u twojego pracodawcy przewidują zachowanie przez pracownika wynagrodzenia za czas zwolnienia.

Pamiętaj, że:

• jesteś zobowiązany do powiadomienia swojego pracodawcy o przyczynie swojej nieobecności nie później niż w drugim dniu nieobecności w pracy, w przeciwnym razie możesz nawet stracić pracę,
• przysługują ci dodatkowe dni wolne od pracy tzw. urlop okolicznościowy w razie ślubu, zgonu, narodzin.

Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974r. kodeks pracy (Dz. U. 1998 r., Nr 21, poz.94 ze zmianami),
• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 15 maja 1996r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz. U. 1996 r., Nr 60, poz. 281)