Wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej odbywanej na obszarze kraju określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990, z późn. zm.). Zgodnie z § 3 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r., z tytułu podróży odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdów. W myśl § 3 rozporządzenia środek transportu właściwy do odbycia podróży określa pracodawca. Wówczas, zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu określonego środka transportu, z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga ta przysługuje. Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy - tj. środkami prywatnymi. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, zpo. 221, z późn. zm.).

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju zostało znowelizowane rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 listopada 2006 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju. Zmiany dokonane powyższym aktem prawnym obowiązują od dnia 01.01.2007 r.

Ostatnia, listopadowa nowelizacja rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. polegała m.in. na tym, że po § 8 rozporządzenia dodano § 8a. Zgodnie z ust. 1 nowododanego § 8a, na wniosek pracownika pracodawca przyznaje zaliczkę na niezbędne koszty podróży. Rozliczenie kosztów podróży przez pracownika jest dokonywane w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży (§ 8a ust. 2). Zgodnie z ust. 3 § 8a, do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki (nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami). Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Reasumując, na podstawie rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju z tytułu delegacji aktualnie nauczycielowi przysługują następujące należności:

1) zwrot kosztów przejazdów.

W myśl § 3 rozporządzenia środek transportu właściwy do odbycia podróży określa pracodawca. Wówczas, zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu określonego środka transportu, z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga ta przysługuje. Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży środkami prywatnymi. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu.

2) zaliczka na koszty przejazdu (i rozliczenie zaliczki)

Listopadowa nowelizacja rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. wprowadziła taką modyfikację do określonej przepisami rozporządzenia procedury zwrotu kosztów przejazdów, że jeżeli pracownik wystąpi ze stosownym wnioskiem przed podróżą, pracodawca przyznaje mu zaliczkę na niezbędne koszty podróży. Rozliczenie kosztów podróży przez pracownika jest dokonywane w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży. Rozliczenie odbywa się na podstawie rachunków potwierdzających poszczególne wydatki, przy czym, jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Wobec powyższego, na podstawie okazania biletów następuje zarówno zwrot kosztów przejazdu, jaki i rozliczenie zaliczki na koszty przejazdu.