PRZYKŁADY KWALIFIKACJI DOKUMENTACJI
Sposób oznaczania kategorii archiwalnych dokumentacji:
Symbolem "kat. A" - oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji stanowiącej materiały archiwalne. Symbolem "kat. B" - oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji niearchiwalnej, z tym że: symbolem B z dodaniem cyfr arabskich (np. B2, B3, B5, B10, B20, B25, B50) oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu. Okres przechowywania oznaczony cyframi arabskimi liczy się w pełnych latach kalendarzowych od 1 stycznia następnego roku po ostatecznym załatwieniu sprawy (np. akta oznaczone symbolem B5 i dotyczące spraw załatwionych w 1999 r. należy przechowywać do 1 stycznia 2005 r.). Po ustalonym okresie przechowywania akt i po uznaniu ich za nieprzydatne przez daną jednostkę organizacyjną akta te mogą być przekazane na makulaturę po uprzednim uzyskaniu zgody miejscowo właściwego archiwum państwowego.
symbolem BE z dodaniem cyfr arabskich (np. BE5, BE10, BE50, itp.) oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji, która po upływie określonego dla tej dokumentacji okresu przechowywania podlega ekspertyzie ze względu na jej charakter, treść i znaczenie (okres przechowywania liczy się tak jak w punkcie a). Ekspertyzę przeprowadza na wniosek danej jednostki organizacyjnej właściwe miejscowo archiwum państwowe, które może dokonać zmiany kwalifikacji archiwalnej dokumentacji.
symbolem Bc oznacza się kategorię archiwalną akt manipulacyjnych, posiadających krótkotrwałe znaczenie praktyczne. Akta te mogą być przekazane na makulaturę po całkowitym ich wykorzystaniu. Brakowanie tych akt może przeprowadzić komórka organizacyjna bez przekazywania ich do archiwum zakładowego, ale w porozumieniu z tym archiwum i w trybie określonym w punkcie a. Przykłady rodzajów dokumentacji kwalifikowanej do materiałów archiwalnych (kat. A)
dokumentacja organów kolegialnych, (akty powołania, skład organu, porządek obrad posiedzenia organu, lista uczestników, referaty, głosy w dyskusji, inne wystąpienia, wnioski, uchwały, protokoły, sprawozdania, stenogramy i relacje z realizacji uchwał oraz opracowania problemowe sporządzone specjalnie na określone posiedzenia, itp.),
dokumentacja konferencji, zjazdów, sympozjów, sesji, narad i zebrań organizowanych przez własną jednostkę organizacyjną (programy, referaty, wnioski, uchwały, listy uczestników, stenogramy, protokoły, sprawozdania z realizacji uchwał, itp.),
dokumentacja dotycząca organizacji własnej jednostki organizacyjnej i własne akta normatywne (przepisy dotyczące bezpośrednio działania danej jednostki organizacyjnej, akty erekcyjne i inne dokumenty założycielskie, statuty, regulaminy organizacyjne, schematy organizacyjne, księgi służb, zakresy działania komórek organizacyjnych i stanowisk pracy, dokumenty z rejestracji danej jednostki, zbiór podpisanych rozporządzeń, zarządzeń, decyzji, instrukcji, wytycznych, poleceń, okólników, itp.),
wykładnie prawne (interpretacje) własnych aktów normatywnych dotyczących merytorycznej działalności,
dokumentacja dotycząca przekształceń własnościowych (zarządzenia i decyzje organu założycielskiego, wykazy składników majątkowych, listy wierzycieli i potwierdzenia sald, dokumentacja układu z wierzycielami, prospekty emisyjne, bilans zamknięcia, itp.),
dokumentacja dotycząca planowania (własne przepisy dotyczące organizacji i metodyki planowania, wersje ostateczne prognoz i planów perspektywicznych, wieloletnich i rocznych, korespondencja i decyzje dotyczące zmian ustaleń planowych, plany półroczne i z krótszego okresu, jeżeli brak opracowań rocznych, materiały pomocnicze do planów, jeżeli ich treść nie znalazła odzwierciedlenia w wersji ostatecznej planu),
dokumentacja z zakresu sprawozdawczości (własne przepisy dotyczące organizacji i metodyki sprawozdawczości, sprawozdania własne wieloletnie i roczne, sprawozdania zbiorcze (w tym wersje etapowe i ostateczne), sprawozdania półroczne i z krótszego okresu, jeżeli brak opracowań rocznych, sprawozdania z działalności komórek merytorycznych, materiały pomocnicze do sprawozdań (w tym oceny, wyjaśnienia, meldunki, korespondencja merytoryczna), jeżeli ich treść nie znalazła odzwierciedlenia w wersjach ostatecznych sprawozdań,
plany i sprawozdania roczne finansowe (plany i sprawozdania opisowe, bilanse z załącznikami, zmiany ustaleń planowych),
sprawozdania statystyczne dla GUS i właściwych ministerstw lub jednostek nadrzędnych, roczne i jednorazowe,
własne analizy kompleksowe, problemowe i wycinkowe oraz zbiorcze,
dokumentacja związana z zagadnieniami informatycznymi (tematyka prac projektowych i programistycznych, spisy systemów i programów, schematy i oceny systemów i programów, instrukcje eksploatacji systemów informatycznych, systemów ewidencjonowania informacji, nośników i kopii bezpieczeństwa oraz archiwizowania oprogramowania i zbiorów danych, zbiory danych na nośnikach informatycznych (banki danych), zasady tworzenia i obsługi stron WWW, własna strona WWW (tj. poszczególne pliki umieszczane na stronie powinny być archiwizowane w formie elektronicznej lub wydruku i ewidencjonowane w formie kart opisowych),
własne przepisy kancelaryjne i archiwalne (instrukcja kancelaryjna, jednolity rzeczowy wykaz akt, instrukcja o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego, kwalifikatory dokumentacji technicznej, instrukcje dot. postępowania z dokumentacją),
wzory odciskowe pieczęci (np. w formie rejestru wydanych lub likwidowanych pieczątek),
ewidencja dokumentacji archiwum zakładowego (spisy zdawczo-odbiorcze akt, wykaz spisów zdawczo-odbiorczych, protokoły oceny dokumentacji niearchiwalnej, spisy akt przekazywanych na makulaturę, spisy akt przekazywanych do archiwum państwowego, protokoły zgubienia lub zniszczenia akt, ewidencja w formie elektronicznej),
ewidencja zbiorów bibliotecznych w bibliotekach naukowych i o dużej randze dla regionu (księgi inwentarzowe, katalogi, ewidencja elektroniczna),
dokumentacja dotycząca załatwiania skarg i wniosków (przepisy własne i ich interpretacja w sprawach załatwiania skarg i wniosków, skargi i wnioski załatwione bezpośrednio, rejestry i analizy skarg i wniosków),
prace naukowo-badawcze i popularyzacyjne (własne opracowania w zakresie metodologii, własne prace naukowo-badawcze etapowe i końcowe, materiały pomocnicze do opracowań własnych, prace naukowo-badawcze opracowane na zlecenie własnej jednostki, opiniowanie (m.in. recenzje, koreferaty, opinie) prac naukowo-badawczych, ewidencja prac naukowo-badawczych),
dokumentacja dotycząca wydawnictw (programy wydawnictw (w tym badanie potrzeb i rynku), tzw. "teki wydawnicze", dwa komplety własnych wydawnictw),
dokumentacja wynikająca z kontaktów z mass mediami (informacje własne dla mass mediów, wycinki prasowe, odpowiedzi na krytykę prasową, konferencje prasowe, wywiady z przedstawicielami własnej jednostki),
kroniki, historie i monografie o działalności własnej jednostki,
dokumentacja dotycząca organizowania i udziału w wystawach, pokazach, odczytach, targach (programy, projekty plastyczne, scenariusze, teksty odczytów, własne plakaty i ulotki, własne nagrania audiowizualne),
dokumentacja wynikająca ze współpracy z różnymi jednostkami krajowymi (korespondencja merytoryczna, własne opracowania przygotowane dla tych jednostek, programy, umowy, porozumienia i ich realizacja, itp.),
dokumentacja wynikająca ze współpracy z zagranicą (własne zasady i programy współpracy międzynarodowej, umowy wielostronne i dwustronne, dokumentacja z posiedzeń i prac wspólnych zespołów i komisji, opracowania, informacje, korespondencja merytoryczna, protokoły z rozmów, programy i sprawozdania z pobytu delegacji zagranicznych, itp.),
dokumentacja z zagranicznych wyjazdów służbowych (instrukcje i plany wyjazdowe, sprawozdania z wyjazdów),
dokumentacja z czynności kontrolnych (przepisy własne dotyczące zasad i trybu przeprowadzania inspekcji i kontroli, kontrole zewnętrzne we własnej jednostce, kontrole jednostek podległych i nadzorowanych),
dokumentacja dotycząca ogólnych zasad pracy i płacy (układy zbiorowe i zakładowe, porozumienia, taryfikatory, regulaminy pracy, siatki płac, stawek i dodatków, regulaminy premiowania i nagród, regulaminy ustalania wynagrodzeń, wykazy etatów (tj. zestawienia ilościowe, jakościowe i zbiorcze), itp.),
akta osobowe po przekwalifikowaniu przez właściwe archiwum państwowe w trakcie ekspertyzy archiwalnej (m.in. kadry kierowniczej, samodzielnych pracowników naukowo-badawczych, twórców kultury, samodzielnych pracowników merytorycznych, itp.),
dokumentacja dotycząca zagadnień bezpieczeństwa i higieny pracy (własne przepisy w tym zakresie, projekty własne środków ochronnych, dokumentacja wypadków zbiorowych, śmiertelnych i powodujących inwalidztwo, analizy wypadków i chorób zawodowych),
dokumentacja wynikająca ze szkolenia i doskonalenia pracowników (własne zasady, formy i metody szkoleń, plany i programy nauczania, opracowania własne materiałów szkoleniowych i naukowych, ewidencja ośrodków szkoleniowych, dokumentacja wynikająca z nadzoru nad ośrodkami szkoleniowymi),
dokumentacja dotycząca racjonalizacji, wynalazczości i współzawodnictwa (przepisy własne w tym zakresie, ustalenia własne w zakresie planowania i prognozowania, tematy wynalazcze, konkursy wynalazcze, opatentowane projekty wynalazcze, wybór z pozostałych projektów wynalazczych i racjonalizatorskich, ewidencja wynalazków i zgłoszonych projektów),
dokumentacja wynikająca z gospodarowania środkami rzeczowymi (własne ustalenia w zakresie zasad gospodarowania środkami, dokumentacja dotycząca typizacji obiektów i elementów, zbiory norm, dokumentacja techniczna obiektów zabytkowych i nietypowych, własne ustalenia w zakresie ekonomiki inwestycji oraz wskaˇników techniczno-ekonomicznych, ewidencja inwestycji, dokumentacja prawna i techniczna z nabywania i zbywania nieruchomości, paszporty maszyn i urządzeń, dokumentacja dotycząca zapewnienia ochrony środowiska),
dokumentacja dotycząca podstawowych zasad ekonomiczno-finansowych (systemy ekonomiczno-finansowe, systemy ewidencji i plany kont, metody analizy wartości, itp.)
dokumentacja wynikająca z kalkulacji kosztów i cen (własne wytyczne i ustalenia w tym zakresie, kalkulacje, analizy, polityka cenowa, decyzje w zakresie ustalania cen, katalogi cen i ich aktualizacje, cenniki, itp.)
dokumentacja dotycząca zasad gospodarowania funduszami specjalnymi,
dokumentacja inwentaryzacji (własne ustalenia w tym zakresie, dokumentacja z powszechnej inwentaryzacji),
księgi stanu cywilnego (księgi urodzeń, małżeństw i zgonów, akta zbiorowe do nich i skorowidze),
dokumentacja mierniczo-geologiczna,
oryginały map, planów i szkiców terenowych,
dokumentacja szkół i placówek oświatowych (zbiór przepisów prawnych dotyczących nauczania i wychowania oraz pracy dydaktycznej placówki, plany i programy nauczania, wychowania i kształcenia, dokumentacja dotycząca wprowadzanych innowacji i eksperymentów pedagogicznych, dydaktyczno-wychowawczych, programowych i organizacyjnych w placówce, dokumentacja wynikająca z nadzoru pedagogicznego, analizy wyników egzaminów, promowania i klasyfikacji, księgi uczniów i wychowanków, księgi arkuszy ocen sprzed 1939 roku i wybór tych ksiąg, które powstały po tej dacie, organizacja samorządu szkolnego, dokumentacja wynikająca z nadzoru nad inicjatywami uczniów i wychowanków).
Przykłady rodzajów dokumentacji kwalifikowanej do dokumentacji niearchiwalnej (kat. B)
kat. BE50
ewidencja zbioru bibliotecznego w pozostałych bibliotekach (księgi inwentarzowe, katalogi, ewidencja elektroniczna) - por. też rodzaje dokumentacji zakwalifikowane do materiałów archiwalnych,
akta osobowe pracowników w jednostkach organizacyjnych, ustalonych jako wytwarzające materiały archiwalne (przed ekspertyzą archiwalną) - por. też rodzaje dokumentacji zakwalifikowane do materiałów archiwalnych,
kat. B50 umowy o prace zlecone i o dzieło (ze składką na ZUS),
akta osobowe pracowników w jednostkach organizacyjnych, które nie wytwarzają materiałów archiwalnych,
pomoce ewidencyjne do akt osobowych (skorowidze, karty personalne, wykazy imienne, itp.),
dokumentacja szkoleń pracowników (ewidencja szkolonych, protokoły egzaminacyjne i świadectwa nauki),
listy płac i karty zbiorcze płac,
dokumentacja szkół i placówek oświatowych (protokoły egzaminacyjne, listy wyników egzaminów, księgi arkuszy ocen, informacje o wynikach nauczania i zachowaniu ucznia, ewidencja dzieci i młodzieży podlegających obowiązkowi szkolnemu, decyzje o skreśleniu z listy uczniów, dokumentacja z postępowania kwalifikacyjnego na robotnika wykwalifikowanego i mistrza w zawodzie) - por. też rodzaje dokumentacji zakwalifikowane do materiałów archiwalnych
kat. B25
najważniejsza dokumentacja państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych, która kwalifikowana byłaby do materiałów archiwalnych (kat. A), gdyby te jednostki były ustalone jako wytwarzające materiały archiwalne - por. rodzaje dokumentacji zakwalifikowane do materiałów archiwalnych, kat. B20 wewnętrzna indywidualna dokumentacja medyczna pacjentów (historie zdrowia i choroby, historie choroby),
dokumentacja zbiorcza przychodni (księgi, rejestry, formularze, kartoteki, itp.), kat. B10 akty normatywne władz i jednostek nadrzędnych,
dokumentacja spraw sądowych cywilnych i spraw sądowo-administracyjnych,
dokumentacja dotycząca planowania i sprawozdawczości (tj. opracowania jednostek podległych, sprawozdania wieloletnie jednostek podległych, analizy kompleksowe i problemowe jednostek podległych),
karty dokumentacyjne prac naukowo-badawczych,
wnioski o nagrody,
dokumentacja wypadków innych niż zbiorowe, śmiertelne, czy powodujące inwalidztwo - por. też rodzaje dokumentacji zakwalifikowane do materiałów archiwalnych,
dokumentacja związana z ubezpieczeniami zbiorowymi pracowników w instytucjach ubezpieczeniowych (m.in. umowy),
dokumentacja podatków i opłat publicznych w związku z administrowaniem nieruchomościami (deklaracje, wymiary podatkowe, itp.),
dokumentacja związana z ubezpieczeniami rzeczowymi (m.in. umowy),
dokumentacja dotycząca wyceny i przeceny środków rzeczowych,
dokumentacja szkół i placówek oświatowych (wnioski i decyzje w sprawie wcześniejszego rozpoczęcia nauki lub w sprawie odroczenia i zwolnienia z obowiązku szkolnego, powiadomienia szkół o podjęciu nauki przez dziecko, skierowania do kształcenia specjalnego, dokumentacja wypadków i ubezpieczeń uczniów, dokumentacja związana z realizacją profilaktyki w sprawach przestępczości dzieci i młodzieży) - por. też rodzaje dokumentacji zakwalifikowane do materiałów archiwalnych,
zewnętrzna indywidualna dokumentacja medyczna pacjentów (skierowania lub zlecenia lekarza)
kat. B5
dokumentacja dotycząca organizacji władz i organów nadrzędnych (statuty, regulaminy i schematy organizacyjne, itp.),
opracowanie wzorów formularzy,
korespondencja w sprawie gromadzenia zbioru bibliotecznego,
opinie na temat zewnętrznych aktów normatywnych oraz opinie prawne,
dokumentacja spraw sądowych karnych,
dokumentacja dotycząca planowania i sprawozdawczości (tj. założenia, wskaˇniki, instrukcje jednostek nadrzędnych, projekty wstępne, opracowania robocze, plany pracy, meldunki i raporty sytuacyjne),
dokumentacja dotycząca spraw paszportowo-dewizowych związanych z wyjazdami zagranicznymi,
dokumentacja z kontroli wycinkowych i doraˇnych oraz wewnętrznych (protokoły kontroli, sprawozdania z kontroli, wnioski, zarządzenia i wystąpienia pokontrolne, sprawozdania z ich realizacji),
książki kontroli,
umowy o prace zlecone i o dzieło (bez składki na ZUS),
wnioski o odznaczenia,
dokumentacja dotycząca wojskowych spraw pracowników,
dokumentacja związana z obsługą staży zawodowych, praktyk, studiów podyplomowych i specjalizacji pracowników,
dokumentacja związana z realizacją spraw socjalno-bytowych (podania i przydziały na mieszkania pracownicze, ogródki działkowe, itp.)
dokumentacja związana z ubezpieczeniami osobowymi pracowników (przepisy ubezpieczeniowe, rejestry i skorowidze wydanych legitymacji ubezpieczeniowych, dowody uprawnienia do zasiłków chorobowych, rodzinnych i innych, itp.),
dokumentacja techniczna obiektów typowych (okres przechowywania liczy się od momentu utraty lub zniszczenia obiektu) - por. też rodzaje dokumentacji zakwalifikowane do materiałów archiwalnych,
dokumentacja dotycząca wykonawstwa i odbioru inwestycji (umowy, harmonogramy robót, protokoły zaawansowania prac projektowych, narady autorskie, itp.),
dokumentacja dotycząca przydziału i najmu lokali i nieruchomości (umowy najmu, itp.),
dokumentacja związana z gospodarką materiałową (zapotrzebowania, zamówienia, rozdzielniki, kwity magazynowe),
dokumentacja finansowo-księgowa (księgi, rejestry, dzienniki, karty kontowe, dowody księgowe, dokumentacja rozliczeń i windykacji należności, ewidencja syntetyczna i analityczna, itp.)
materiały ˇródłowe do obliczania wysokości płac,
dokumentacja księgowości materiałowo-towarowej (dowody księgowe, karty ilościowo-wartościowe, księgi, rejestry, itp.),
dokumentacja z inwentaryzacji (arkusze spisów z natury i protokoły, sprawozdania z przebiegu inwentaryzacji),
dokumentacja szkół i placówek oświatowych (wnioski i decyzje dotyczące indywidualnego toku nauki, korespondencja i wytyczne dotyczące organizacji i przebiegu egzaminów, prace egzaminacyjne, dzienniki lekcyjne i zajęć pozalekcyjnych, dokumentacja dotycząca organizacji praktyk uczniowskich i zajęć pozalekcyjnych, dokumentacja dotycząca rekrutacji, przenosin uczniów, nagradzania i karania uczniów, ewidencja wydanych legitymacji szkolnych, zaświadczenia dla uczniów, dokumentacja dotycząca realizacji spraw socjalno-bytowych uczniów) - por. też rodzaje dokumentacji zakwalifikowane do materiałów archiwalnych.
kat. B3 dokumentacja spraw sądowych gospodarczych i o wykroczenia,
skargi i wnioski przekazane do załatwienia według właściwości,
dokumenty usprawiedliwiające absencję w pracy (zwolnienia lekarskie),
zezwolenia na dodatkowe prace pracowników,
kat. B2 karty udostępniania akt, zezwolenia na dostęp do akt,
dokumentacja dotycząca wykonania poligraficznego i rozpowszechniania własnych wydawnictw,
dokumentacja dotycząca technicznej obsługi wystaw i pokazów
dokumentacja związana z reprezentacją własnej jednostki (np. zaproszenia, życzenia, podziękowania, itp.),
dokumentacja dotycząca zapotrzebowania, zatrudniania i zwalniania pracowników,
dokumentacja szkoleń pracowników (dokumentacja dotycząca rekrutacji uczestników szkolenia i doboru kadr pedagogicznych),
listy i karty urlopowe,
wnioski o emerytury i renty,
dokumentacja dotycząca eksploatacji i remontów nieruchomości, środków trwałych, środków transportowych i łączności,
kat. Bc korespondencja operatywna związana z obsługą organizacyjno-techniczną organów kolegialnych (np. rezerwacje, zamówienia, itp.),
terminarze, dowody doręczeń, dowody opłat pocztowych,
dokumentacja manipulacyjna związana z obsługą delegacji zagranicznych,
dokumentacja manipulacyjna dotycząca obsługi administracyjnej kursów szkoleniowych,
dowody obecności w pracy (listy obecności, raporty obecności, karty zegarowe, itp.),
ewidencja delegacji służbowych. http://www.archiwum.krakow.pl/archiwum.php?l=pol&ident=4_0_0_a |
